DESAFIO
O principal desafio da Demarco & CO LTDA era tornar o processo de gestão contratual mais eficiente, padronizado e auditável, desde a solicitação até a formalização, passando por etapas críticas como validação, aprovação e assinatura. A gestão descentralizada, a ausência de rastreabilidade e a dependência de ações manuais dificultavam o controle dos contratos, aumentavam o risco de falhas de compliance e geravam atrasos operacionais.
SOLUÇÃO
A solução adotada foi a integração no fluxo de gestão de contratos interno, das plataformas Pipefy e ClickSign. O Pipefy passou a ser utilizado como plataforma de gestão de processos, estruturando e acompanhando todos os fluxos relacionados aos contratos de forma padronizada, visual e automatizada. Já a ClickSign foi incorporada como ferramenta oficial de assinatura eletrônica, garantindo agilidade, validade jurídica e rastreabilidade nas formalizações, com geração automática de minutas e envio inteligente para os signatários com base em formulários personalizados.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação consistiu na estruturação de um fluxo completo de ciclo de vida contratual dentro do Pipefy, iniciando desde a solicitação interna até a assinatura final via ClickSign. O Pipefy passou a funcionar como um painel de controle para o time jurídico, permitindo o acompanhamento em tempo real de cada etapa do processo, com todas as informações organizadas e acessíveis. As automações integradas ao fluxo garantem o envio de notificações em cada fase, prevenindo atrasos e garantindo o cumprimento dos prazos. Além disso, todo o histórico fica registrado na ferramenta, o que assegura a rastreabilidade dos processos e a conformidade com os parâmetros previamente estabelecidos pela empresa.
Paralelamente, foi criado um fluxo dedicado na ClickSign, abrangendo desde a solicitação do contrato até a sua assinatura. As etapas foram definidas com clareza, incluindo automatizações que exigem o preenchimento obrigatório de campos, enviam notificações e garantem que os contratos sigam os fluxos de validação estabelecidos. Os documentos são encaminhados para assinatura conforme uma ordem sequencial: primeiro os representantes legais de clientes ou fornecedores, em seguida os validadores internos e, por último, o representante legal da empresa. Todo o processo é registrado, e os contratos são armazenados automaticamente, assegurando fácil acesso para consultas e auditorias.
RESULTADO
A adoção integrada do Pipefy e da ClickSign transformou de forma significativa a gestão contratual da empresa, consolidando um modelo moderno, automatizado e alinhado às melhores práticas de governança.
Atualmente, são assinados cerca de 225 contratos por mês, com uma média de 12 contratos por dia útil. Essa evolução trouxe uma expressiva redução no tempo entre aprovação e formalização, resultando em um aumento no volume de contratos validados e maior eficiência operacional. As tarefas manuais foram minimizadas, os processos tornaram-se mais ágeis e todas as etapas passaram a seguir padrões bem definidos de compliance.
A rastreabilidade passou a ser completa, com registros automáticos de data, hora, IP e método de autenticação, assegurando validade jurídica, segurança e confiabilidade ao processo. Além disso, o novo fluxo trouxe visibilidade total sobre cada etapa, promovendo controle, organização, facilidade de auditoria e redução de riscos legais e operacionais.
No Pipefy, são monitorados 36 indicadores que permitem uma gestão eficaz do volume de contratos — 2.472 documentos movimentados entre 30/09/2024 e 30/07/2025.
Com isso, a empresa alcançou um novo patamar de maturidade na gestão contratual, unindo tecnologia, governança e desempenho em um único fluxo totalmente integrado.