DESAFIO
O escritório DCOM advogados possui atuação full service para empresas de diversos segmentos. A existência de múltiplos perfis de clientes, demandas e times internos tornava a gestão da rotina desafiadora. Afinal, além do alto volume de tarefas e clientes, das inúmeras particularidades de cada atendimento, há inerente imprevisibilidade quanto à complexidade, matéria e urgência das demandas. Somado a isso, há o fato de que as demandas dos clientes podem vir de diversos canais, incluindo reuniões, telefonemas, WhatsApp, e-mail ou push de processos judiciais ou administrativos.
Era necessário, portanto, criar uma metodologia que permitisse uma gestão mais eficiente dos projetos e times do escritório, com alocação de recursos e prazos de forma assertiva. Era também necessário buscar alternativa para, com base em dados e estatísticas, prever imprevistos, de modo que já fosse prevista gordura para endereçar eventuais urgências.
SOLUÇÃO
A estratégia foi adotar uma ferramenta de gestão de tarefas e implementar uma metodologia de gestão ágil em todo o escritório. Para essa finalidade, foi escolhida a ferramenta ClickUp e a metodologia Scrum, inicialmente desenvolvida para auxiliar no desenvolvimento de software, mas que foi adaptada para ser aplicada no cotidiano jurídico.
A divisão interna das equipes do escritório segue a dinâmica de alocação em Squads, ou seja, times modulares e multidisciplinares de até cinco ou seis profissionais cada um. Cada advogado pode fazer parte de mais de um Squad e ser responsável por mais de um projeto simultaneamente. Além disso, as equipes contam com scrum masters, encarregados pelo planejamento do Sprint (período de tempo que, no caso do escritório, é de uma semana), auxiliando o time a estimar o trabalho a ser concluído até o próximo Sprint.
As tarefas a serem executadas são organizadas por meio do software ClickUp, sendo atribuída a cada uma uma pontuação (Story Points), variando de 1 a 35 (em sequência de Fibonacci). Essa pontuação leva em consideração não apenas o tempo estimado, mas também (i) tempo; (ii) complexidade; (iii) risco; (iv) incerteza; e (v) esforço da tarefa. Assim, por exemplo, uma tarefa simples como responder a um e-mail pode corresponder a 1 ponto, enquanto a elaboração de uma Política de Privacidade (no caso do time de Direito Digital e Proteção de Dados) pode ser avaliada em 8 ou 13 pontos.
Além do nome da tarefa e dos pontos, são vinculadas outras informações, como o tipo de tarefa (elaboração, revisão, reunião), a pessoa responsável, a etapa (mapeamento, diagnóstico, execução etc.), o tempo gasto, o status (a fazer, em andamento, aguardando subsídio, feito) e a prioridade da tarefa. A cada semana, as tarefas são lançadas, classificadas e distribuídas para os Squads pelo scrum master, em um ciclo de Sprint. Diariamente, há uma rápida reunião entre os scrum masters e os Squads (as Dailys), permitindo ajustes e mudanças de curso caso surjam novas demandas ou haja necessidade de remanejar tarefas.
O ClickUp também permite, de maneira simples, mas robusta, a organização de tarefas e integração com outros aplicativos (como Google Chrome, e-mail, Google Agenda e Slack), possibilitando o lançamento ágil e preciso de demandas diretamente desses aplicativos, adaptando-se a diversas preferências de visibilidade e organização para cada usuário.
RESULTADO
A estratégia adotada pelo escritório foi a implementação de uma ferramenta de gestão de tarefas e a aplicação de uma metodologia de gestão ágil em toda a organização. Para esse propósito, foi selecionada a ferramenta ClickUp e a metodologia Scrum, inicialmente desenvolvida para auxiliar no desenvolvimento de software, mas adaptada para ser utilizada no cotidiano jurídico.
A divisão interna das equipes do escritório segue a dinâmica de alocação em Squads, ou seja, times modulares e multidisciplinares de até cinco ou seis profissionais cada. Cada advogado pode fazer parte de mais de um Squad e ser responsável por mais de um projeto simultaneamente. Além disso, as equipes contam com scrum masters, responsáveis pelo planejamento do Sprint (período de tempo que, no caso do escritório, é de uma semana), auxiliando o time a estimar o trabalho a ser concluído até o próximo Sprint.
As tarefas a serem executadas são organizadas por meio do software ClickUp, sendo atribuída a cada uma uma pontuação (Story Points), variando de 1 a 35 (em sequência de Fibonacci). Essa pontuação leva em consideração não apenas o tempo estimado, mas também (i) tempo; (ii) complexidade; (iii) risco; (iv) incerteza; e (v) esforço da tarefa. Assim, por exemplo, uma tarefa simples como responder a um e-mail pode corresponder a 1 ponto, enquanto a elaboração de uma Política de Privacidade (no caso do time de Direito Digital e Proteção de Dados) pode ser avaliada em 8 ou 13 pontos.
Além do nome da tarefa e dos pontos, são vinculadas outras informações, como o tipo de tarefa (elaboração, revisão, reunião), a pessoa responsável, a etapa (mapeamento, diagnóstico, execução etc.), o tempo gasto, o status (a fazer, em andamento, aguardando subsídio, feito) e a prioridade da tarefa. A cada semana, as tarefas são lançadas, classificadas e distribuídas para os Squads pelo scrum master, em um ciclo de Sprint. Diariamente, há uma rápida reunião entre os scrum masters e os Squads (as Dailys), permitindo ajustes e mudanças de curso caso surjam novas demandas ou haja necessidade de remanejar tarefas.
O ClickUp também permite, de maneira simples, mas robusta, a organização de tarefas e integração com outros aplicativos (como Google Chrome, e-mail, Google Agenda e Slack), possibilitando o lançamento ágil e preciso de demandas diretamente desses aplicativos, adaptando-se a diversas preferências de visibilidade e organização para cada usuário.