DESAFIO
Com o intuito de ampliar as oportunidades de parcerias, negócios e firmar estratégias sólidas para expandir a atuação do Pironti Advogados em todo o território nacional, em fevereiro de 2024, o escritório inaugurou a nova área de atuação denominada "Expansão e Inteligência de Negócios".
A área de Expansão e Inteligência de Negócios tem como um de seus objetivos o fornecimento de informações gerenciais e comerciais de qualidade para o direcionamento estratégico e comercial visando a melhor escolha para a tomada de decisões pela alta administração.
A área foi projetada para impulsionar o posicionamento do escritório no mercado, focando tanto na maximização do sucesso dos clientes atuais quanto na identificação e prospecção de novas oportunidades comerciais, operando como um vetor de informação e de métrica para fortalecer as ações do escritório.
A inovação na era da Advocacia 4.0 deixou de ser uma opção para se tornar uma necessidade. Em um cenário cada vez mais competitivo e dinâmico, os escritórios de advocacia que se destacam são aqueles que adotam uma abordagem que integre novas tecnologias e métodos para aprimorar a eficiência, a qualidade do atendimento ao cliente e a assertividade nas soluções jurídicas.
A nova área visa definir a abordagem proativa e inovadora, através da implementação da:
(i) Identificação de oportunidades de cross selling e up selling das soluções do escritório aos clientes atuais, ampliando receita e fidelização;
(ii) Implementação de CRM´s (Customer Relationship Management) softwares de gestão, ferramentas e plataformas que servem para o controle comercial e para aprimorar a eficiência da abordagem aos leads e clientes, follow up e objetividade das propostas comerciais das soluções jurídicas às prospecções comerciais e clientes atuais;
(iii) Medição da assertividade e eficiência (closing ratio) das propostas enviadas aos clientes atuais e prospecções.
SOLUÇÃO
As ações do Pironti Advogados não se limitam à implementação de ferramentas tecnológicas. As estratégias comerciais também se concentram na:
(i) Identificação das necessidades dos clientes atuais, via interação pessoal com gestores/sócios e análise de informações públicas (sites, balanços, reportagens e novos normativos legais) para oferta de cross selling e up selling de soluções do escritório nas áreas de atuação (compliance, proteção de dados, consultivo e contencioso empresarial, societário, governança familiar e direito administrativo);
(ii) Reformulação de processos internos;
(iii) Modularização de soluções do escritório, com a possibilidade de contratação parcial ou total dos serviços ofertados;
(iv) Customização de soluções à realidade fática e financeira do cliente atual ou dos leads em prospecção;
(v) Segregação das funções da equipe através de um desenho de processos/fluxos que fomentam a participação de todos;
(vi) Envio de propostas comerciais individualizadas, claras e objetivas com utilização de metodologias como o legal design;
(vii) Realização de follow up periódico das propostas enviadas, com medição de close ratio;
As ideias implementadas contemplam:
(i) Reorganização das equipes do escritório, por área de atuação (compliance, proteção de dados, consultivo e contencioso empresarial, societário, governança familiar e direito administrativo), com coordenação comercial centralizada na área de Expansão e Inteligência de Negócios;
(ii) Acompanhamento em tempo real do processo comercial com report a alta administração para orientar a tomada de decisões;
(iii) Antecipação de tendências e oportunidades futuras aos clientes do escritório.
O escritório está comprometido em ser parceiro estratégico de seus clientes, oferecendo soluções inovadoras.
A banca utilizou sistemas modernos, dentre eles legal techs, para gestar o fluxo comercial dos leads/clientes, desde o primeiro contato, acompanhamento da evolução do fluxo, realização de reuniões, envio de e-mails, elaboração de propostas e acompanhamento dos detalhes. O fluxo é desenhado e direcionado para cada lead a fim de oferecer soluções estratégicas e taylor made.
Além disso, o escritório trabalha, atualmente, na construção de um modelo de IA que integrará as soluções desenvolvidas e já ofertadas, utilizando-se, para isso, da própria produção intelectual dos seus profissionais.
Por fim, as ferramentas utilizadas para implementação da área são:
EasyJur: Legal Tech que, além de integrar as funcionalidades de gestão jurídica do contencioso, consultivo, captura por meio de robôs de intimações e publicações, financeiro e inteligência artificial, o sistema possui o CRM, o qual permite o cadastro dos leads, gerenciamento das informações desde o início da relação comercial, passando pelo acompanhamento da evolução dos leads e fechamento das propostas. O Sistema oportuniza uma visão global comercial do andamento e das oportunidades em aberto, melhorando a conversão de leads em clientes. O Sistema gera relatórios detalhados e personalizados permitindo que o escritório monitore métricas importantes, como: taxa de fechamento de negócios, tempo médio de conversão dos leads, KPI´s relevantes, os quais servem para definir e direcionar as estratégias comerciais.
Monday: É uma ferramenta de gestão de trabalho colaborativa que possui várias funcionalidades: automação de tarefas, criação e customização de pipelines de vendas que permitem a gestão de projetos de forma integrada e atualizada em tempo real. Estas facilidades otimizam o processo comercial e melhoram a comunicação, a eficiência e a organização do escritório.
Share Point: Plataforma da Microsoft que facilita o gerenciamento dos documentos elaborados, pois propicia o armazenamento, o compartilhamento, a organização, o controle de versões e as permissões personalizadas para acesso aos documentos. O Share Point viabiliza a criação de intranets que facilitam a comunicação entre os membros da equipe do escritório gerando eficiência operacional.
RESULTADO
Os resultados obtidos, em comparação ao mesmo período do ano passado, com a implementação da área de Expansão e Inteligência de Negócios foram:
(i) Aumento de 610% no número de propostas comerciais enviadas aos clientes atuais e prospecções em 2024, em comparação com 2023;
(ii) 191 novos leads prospectados em 2024;
(iii) 175 clientes atuais com propostas comerciais enviadas em 2024 (cross selling e up selling);
(iv) Crescimento de 336% no número de follow up’s à clientes, em razão da melhoria no controle de envio de propostas e acompanhamento comercial junto aos clientes atuais;
(v) Criação de Comitê de Alinhamento da área de Expansão e Inteligência de Negócios semanal com todos os gestores das áreas de atuação do escritório para apresentação do fluxo comercial da semana anterior e para a definição da estratégia semanal junto às oportunidades de negócios em andamento.