DESAFIO
Com o aumento da base de clientes e o volume de atividades desempenhadas pelos advogados e estagiários do Menna.Barreto Advogados, o escritório passou a enfrentar desafios significativos na gestão dos processos das áreas cível, trabalhista e fiscal. Entre os principais problemas identificados estavam:
Com o aumento da base de clientes e o volume de atividades desempenhadas pelos advogados e estagiários do Menna.Barreto Advogados, o escritório passou a enfrentar desafios significativos na gestão dos processos das áreas cível, trabalhista e fiscal. Entre os principais problemas identificados estavam:
1. Publicações: Ausência de padronização no recebimento, análise e agendamentos dos prazos, acarretando a perda de prazos, seja por ausência de agendamento, seja por falha na conferência das publicações diárias recebidas;
2. Perda de prazos: Ausência de acompanhamento diário dos prazos pendentes de conclusão;
3. Protocolos: Falhas nos protocolos realizados, além de ausência de procedimento para baixa, no sistema interno do escritório, dos prazos concluídos;
4. Timesheet: Ausência de acompanhamento diário, o que impossibilitava a identificação das atividades realizadas e das horas não lançadas pelos advogados/estagiários e, consequentemente, gerava prejuízo financeiro ao escritório diante da ausência de cobrança aos clientes das horas trabalhadas e não lançadas no sistema.
5. Atividades administrativas: Advogados e estagiários dispendiam elevado tempo com atividades administrativas, em especial, alimentação do sistema dos clientes, elaboração de relatórios e emissão de guias;
6. Ausência de acompanhamento preventivo dos processos: Diante do volume de prazos, os advogados/estagiários não obtinham êxito no acompanhamento preventivo dos processos e distribuição de novos processos, o que impossibilitava o alinhamento antecipado de estratégia com o cliente.
7. Morosidade na execução de honorários de sucumbência: Equipes não conseguiam impor energia na instauração dos cumprimentos de sentença para execução de honorários em favor do escritório, assim como não realizavam acompanhamento diário dos incidentes, o que retardava o levantamento de valores pelo escritório.
SOLUÇÃO
O objetivo central ao criar a equipe de Controladoria foi implementar um sistema robusto de monitoramento e controle com o objetivo de possibilitar ao advogado/estagiário dedicação integral aos aspectos técnicos de seu trabalho aumentando a produtividade e a qualidade da atividade exercida, além de trazer segurança operacional e reduzir riscos aos clientes e, consequentemente, ao escritório.
Assim, a equipe de Controladoria foi projetada para:
A. Padronização dos procedimentos internos: implementação de procedimento para gerenciamento das publicações, protocolos, prazos/audiências, lançamento de Timesheet, elaboração de relatórios, acompanhamento preventivo dos processos e treinamento dos novos integrantes do escritório:
A.1: Publicações: captura, análise e agendamento dos prazos no sistema interno do escritório;
A.2: Protocolos: realização dos protocolos, baixa do prazo e atualização do andamento no sistema interno do escritório e no sistema do cliente;
A.3: Controle dos prazos e audiências: reportes diários às equipes;
A.4: Relatórios e atualização de sistema: elaboração de relatórios solicitados pelos clientes e atualização do sistema interno do escritório e dos clientes.
A.5: Acompanhamento preventivo dos processos: Inclusão dos processos no sistema de push dos tribunais para acompanhamento dos andamentos e reportes aos advogados, além de pesquisa semanal de distribuição de novas ações;
A.6: Controle de Timesheet: Acompanhamento dos lançamentos diários pelos advogados/estagiários, além da revisão do texto;
A.6: Treinamentos: treinamento dos advogados/estagiários, com apresentação do manual de procedimentos e do sistema interno do escritório.
B. Execução de honorários de sucumbência: instauração e acompanhamento dos cumprimentos de sentença para execução de honorários em favor do escritório, com o fim de dar celeridade ao levantamento de valores.
RESULTADO
Após a implementação dos procedimentos e fluxos de trabalhos, o escritório Menna.Barreto Advogados, obteve os seguintes resultados:
- Organização interna;
- Segurança operacional;
- Redução de riscos;
- Suporte Jurídico e Administrativo;
- Otimização do tempo dos advogados/estagiários
- Aumento da qualidade das atividades desenvolvidas
- Confiança e satisfação dos clientes;
- Levantamento do montante de R$ 382.810,52, referente às execuções de honorários sucumbências nos anos de 2023 e 2024.