DESAFIO
O projeto do elaborador de iniciais do com inteligência artificial do Engel Advogados foi concebido para enfrentar um desafio operacional relevante: o elevado leadtime na produção de petições iniciais padronizadas voltadas à nulidade, anulação ou extinção de contratos de vacation club e multipropriedade.
A jornada completa da coleta de documentos à submissão no portal dos tribunais tem superado sistematicamente a marca de 30 dias. No primeiro trimestre de 2025, o tempo médio para finalização dessas iniciais foi de 38 dias e no segundo trimestre houve uma leve redução para 36 dias. Essa demora impacta diretamente a eficiência do time e a satisfação dos clientes. Por isso, a redução do leadtime para 20 dias foi estabelecida como uma KR estratégica para o trimestre.
Embora o leadtime médio leve em conta todas as teses trabalhadas pelo escritório, as ações que visam à extinção de contratos de vacation clube multipropriedade têm peso significativo na operação. Somente em 2025, essas ações representaram 385 dos 994 casos que chegaram — o equivalente a 38,73% do total de iniciais produzidas no período.
No fluxo de onboarding, momento pós fechamento de contrato até a distribuição da inicial, houve a coleta de leadtimes específicos dos casos finalizados em 2025, de janeiro a março, demonstrando que o momento de preparação, criação e correção da inicial demandava, respectivamente, 4,36 dias, 4,15 dias e 8,52 dias, sendo esse o resultado de janeiro a março.
O tempo de elaboração das petições iniciais, aferido em 43 casos cronometrados, variou entre 24 minutos e 1 hora e 41 minutos. No entanto, devido ao elevado volume de demandas, o lead time das etapas de preparação e criação ultrapassa os 4 dias.
Além desse desafio, o sistema Y utilizado para automação de documentos pelo Engel Advogados opera com base em modelos previamente inseridos, porém apresenta uma limitação quanto ao tamanho dos arquivos, restringido por um limite em megabytes, não sendo, portanto, escalável. Assim, documentos que contêm muitas imagens ou utilizam fontes mais legíveis, que, por consequência, aumentam o tamanho do arquivo, precisam ser adaptados: seja com a exclusão de imagens ou com a substituição das fontes por versões mais leves.
Outro obstáculo recorrente foi o tamanho dos contratos de multipropriedade e vacation club, que em alguns casos ultrapassam 100 páginas, exigindo um tempo considerável para leitura e preparação da petição inicial.
Embora houvesse um meio de leitura automatizada desses contratos por meio de inteligência artificial, também construída pelo escritório, seu uso era pouco frequente e havia grande risco de alucinação em casos de grandes arquivos. Isso porque, apesar de conseguir extrair dados relevantes, a ferramenta não era capaz de preenchê-los diretamente nos campos correspondentes da petição padronizada, exigindo o uso de múltiplas plataformas: um extrator de dados como GPT do ChatGPT, seguido de um automatizador limitado e não escalável, com restrição de tamanho de arquivo.
Dessa forma, a fragmentação do processo e a ausência de integração entre os sistemas inviabilizavam uma automatização completa. Como consequência, o uso da inteligência artificial na elaboração de petições iniciais padronizadas acabava sendo inexistente na prática.
Com isso, muitos colaboradores ainda realizavam a elaboração das petições iniciais de timeshare de maneira totalmente manual, o que aumentava a probabilidade de erros e exigia uma validação minuciosa ao final de cada peça, comprometendo a produtividade e a padronização do fluxo.
SOLUÇÃO
O problema central enfrentado por este projeto foi a redução do leadtime, não em relação a todo o fluxo pós-fechamento ao peticionamento nos tribunais, mas especificamente no que diz respeito à elaboração das petições iniciais em ações envolvendo contratos de timeshare.
Com esse foco, desenvolveu-se uma solução tecnológica capaz de realizar a leitura automatizada de procurações e contratos, extraindo os dados relevantes e inserindo-os diretamente nas petições iniciais padronizadas. Além disso, a ferramenta foi projetada para, de forma inteligente, identificar e excluir cláusulas relacionadas ao direito, aos fatos e aos pedidos que não se aplicavam ao caso concreto — reunindo todas essas funcionalidades em um único software integrado.
Para atingir esse objetivo, a solução foi estruturada em três funções básicas:
1. Extração de dados de contratos de timeshare, independentemente de seu tamanho e sem ocorrência de alucinações;
2. Substituição automática dos dados extraídos nos modelos padronizados de petições iniciais;
3. Exclusão inteligente de cláusulas e pedidos que não se enquadravam na situação concreta.
Outro diferencial da solução tecnológica proposta foi a eliminação de limitações quanto ao número e ao formato dos modelos de petições iniciais utilizados. Assim, configurações visuais já adotadas — ou melhorias inspiradas em princípios de legal design thinking — agora podem ser plenamente aplicadas, sem o receio de comprometer a legibilidade dos documentos, como ocorria anteriormente devido às restrições do sistema anterior.
Além disso, outra preocupação importante na criação da solução foi a experiência do usuário. Antes, ao utilizar um GPT para a leitura dos contratos, era necessário que o usuário fragmentasse manualmente documentos extensos para evitar alucinações, sob o risco de receber informações incorretas. Na solução proposta, essa fragmentação é realizada automaticamente pelo próprio software por meio de um processo em looping, garantindo a extração precisa dos dados e evitando o fornecimento de informações errôneas.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação da solução foi viabilizada por meio da plataforma n8n, integrando o ChatGPT, o Google Drive e o Google Docs, garantindo um fluxo automatizado, seguro e compatível com as ferramentas já utilizadas pelos colaboradores.
Dentro do n8n, foi estruturado um formulário inteligente com perguntas padrão, abrangendo todas as informações necessárias à elaboração da petição inicial. Esse formulário também conta com campos específicos para o envio da procuração e do contrato de timeshare.
Uma vez inseridos os documentos, a inteligência artificial, treinada e ajustada para esse fim, realiza a leitura automatizada da procuração e do contrato, extraindo os dados essenciais de forma precisa. Informações que não estão presentes nos documentos são coletadas diretamente por meio das respostas ao formulário, garantindo que todos os campos obrigatórios da petição inicial estejam preenchidos de forma completa e consistente.
Após a extração dos dados, o sistema executa uma etapa de depuração, removendo cláusulas que não se aplicam ao caso concreto, bem como seus respectivos fundamentos de fato e pedidos. Além disso, a solução também realiza cálculos automáticos com base nas cláusulas contratuais, como o valor das multas por extinção do contrato por culpa do cessionário ou promitente comprador, otimizando o tempo do operador jurídico e reduzindo erros operacionais.
Concluído esse processo, as APIs do Google Drive e do Google Docs são acionadas para gerar automaticamente a petição inicial no ambiente Google, amplamente utilizado pela equipe jurídica. Essa integração garante continuidade operacional, colaboração em tempo real e facilidade no versionamento e armazenamento dos documentos elaborados.
Com o objetivo de garantir uma experiência eficiente e acessível para os usuários, a solução foi projetada com uma interface intuitiva e fluida, permitindo a redução de etapas operacionais desnecessárias, como a troca constante entre diferentes sistemas. A navegação foi simplificada de forma que até mesmo advogados sem familiaridade prévia com contratos de timeshare pudessem utilizar a ferramenta com facilidade.
Outro ponto estratégico foi a integração direta com o ambiente de trabalho já consolidado pela equipe jurídica, utilizando Google Docs e Google Drive como base operacional. A comunicação entre os sistemas foi estruturada por meio de automações inteligentes, garantindo o fluxo contínuo de informações e evitando retrabalhos ou perda de dados entre etapas.
Desde o início, a solução foi desenhada para ser escalável, atendendo a documentos extensos, múltiplos usuários simultâneos e fluxos variados, sem comprometer o desempenho. Essa escalabilidade foi essencial para viabilizar a adoção ampla da tecnologia e sustentar o crescimento da operação de forma estruturada.
A automação inteligente desempenhou papel central, não apenas extraindo e preenchendo dados, mas também realizando a exclusão contextual de cláusulas, fatos e pedidos que não se aplicavam ao caso concreto, além de efetuar cálculos automáticos baseados nas cláusulas contratuais — como multas por rescisão contratual.
Para assegurar a confiabilidade jurídica do conteúdo gerado, foi implementado um processo de validação técnica conduzido pela gestora do contencioso, que revisou os resultados da ferramenta antes de sua liberação oficial. Esse cuidado permitiu alinhar a automação às diretrizes jurídicas do escritório, garantindo qualidade e segurança na entrega.
RESULTADO
Com a nova solução implementada, o tempo médio para a elaboração de petições iniciais foi drasticamente reduzido de uma média entre 24 minutos e 1h41 para apenas 2 a 5 minutos em casos de vacation club. Agora, basta inserir as imagens com os elementos probatórios do caso real no documento gerado em google docs, como, por exemplo, o pedido de cancelamento, para finalizar a petição.
A plataforma se tornou significativamente mais intuitiva e fácil de usar, mesmo para profissionais sem familiaridade técnica. Em um único ambiente, é possível tanto extrair automaticamente os dados relevantes do contrato quanto inseri-los no modelo padronizado, otimizando todo o processo de elaboração. Trata-se de uma solução completa, que automatiza as etapas mais trabalhosas e garante agilidade, precisão e padronização na produção das iniciais.
Logo, houve aumento da produtividade para aproximadamente 91,67%. Além disso, dos 384 casos que chegaram até o momento de timeshare em 2025, 207 foram de vacation club. No espectro de um ano, estima-se aproximadamente 355 casos. Em um ano, o advogado precisaria dispor, no mínimo, de 8520 minutos para elaborar essas iniciais. Com a solução, estima-se que precisará entre 710 a 1775 minutos. Esses dados, portanto, tratam-se de previsão.
Coletarm esses dados para verificar se, num espectro de amostra maior e durante o ano, continuará entre 2 a 5 minutos, bem como buscaram calcular os resultados do impacto para os casos de multipropriedade. De todo modo, esse foi um grande passo à frente, na implementação de uma solução tecnológica com o uso de IA para gerar peças processuais, fazendo com que o advogado possa destinar maior tempo para atividades mais complexas que petições iniciais já padronizadas.
Para verificar, na prática, como funciona a solução tecnológica, acesse o link.