DESAFIO
Este projeto foi desenvolvido para agilizar e automatizar o processo de revisão de NDA (Non-Disclosure Agreement), utilizando inteligência artificial integrada ao Pipefy. O objetivo é reduzir o tempo de resposta (SLA), analisando automaticamente as cláusulas do NDA com base em um playbook predefinido pelo Legal Team interno, gerando sugestões de ajustes, enviando e-mail para o solicitante de forma automatizada quando necessário e avançando de forma inteligente as etapas do fluxo de trabalho sem intervenção manual. Além disso, a solução garante o arquivamento seguro e o fácil acesso interno aos NDAs assinados, aumentando a eficiência geral, o controle e a rastreabilidade no gerenciamento de documentos.
SOLUÇÃO
A solução encontrada foi o desenvolvimento de um modelo inovador de automação que utiliza inteligência artificial generativa. A empresa aplicou prompts jurídicos personalizados na plataforma Pipefy para, na prática, eliminar o trabalho manual de revisão dos contratos de confidencialidade.
Para garantir a assertividade da análise, foi estruturado internamente um playbookcom cláusulas padrão, incluindo as que são aceitáveis, inaceitáveis e as passíveis de negociação. Esse playbook funciona como a base de referência para guiar o modelo de IA. A inteligência artificial foi treinada para analisar os NDAs de acordo com este guia interno, sendo capaz de identificar riscos e inconformidades, além de sugerir adequações de forma automática.
O fluxo do processo funciona da seguinte maneira:
- A IA realiza a análise automática do NDA, comparando-o com o playbook e apontando os ajustes necessários.
- Em caso de inconformidade, a IA gera sugestões jurídicas e comunica o solicitante de forma automática.
- Com a aprovação, o contrato segue diretamente para a assinatura eletrônica através da integração com o PipeSign.
- Após a assinatura, o NDA é automaticamente classificado, arquivado e se torna acessível para quem precisar, com trilhas de auditoria completas.
Essa solução garante autonomia operacional com governança jurídica, acelerando a entrega sem comprometer a conformidade.
Um dos grandes trunfos da solução é a utilização do PipeSign, a plataforma de assinatura eletrônica nativa do Pipefy. Essa integração elimina completamente a necessidade de alternar entre diferentes sistemas para coletar assinaturas, o que representa um ganho de eficiência e segurança imenso.
Quando a inteligência artificial aprova um NDA, o processo não para. Pelo contrário, ele entra na fase final de formalização de maneira totalmente automatizada:
- Envio Direto do Pipefy: A automação envia o documento para assinatura diretamente de dentro do card no Pipefy. Não há necessidade de baixar o documento, fazer o upload em outra plataforma e depois gerenciar o retorno. Todo o fluxo acontece no mesmo ambiente.
- Experiência Simplificada para o Signatário: A contraparte recebe um link para assinar o documento de forma eletrônica, em um processo intuitivo que pode ser feito por e-mail, SMS ou WhatsApp. A plataforma garante a validade jurídica da assinatura ao capturar dados como IP e localização.
- O Ciclo se Fecha Automaticamente: Aqui está a grande vantagem: uma vez que o documento é assinado por todas as partes, a automação se encarrega de anexar a versão final e assinada diretamente ao card de origem no Pipefy. Isso significa que o time jurídico tem visibilidade imediata do status do documento e acesso ao contrato finalizado, com trilha de auditoria completa, sem qualquer intervenção manual.
A utilização do PipeSign, portanto, não é apenas um detalhe técnico, mas um pilar estratégico da solução. Ela garante que a agilidade conquistada pela IA na fase de análise não seja perdida em um processo de assinatura manual e fragmentado. O resultado é um fluxo contínuo, rastreável e eficiente, que vai desde a solicitação inicial até o arquivamento seguro do documento assinado, consolidando o controle e a governança de todo o ciclo de vida do contrato.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação ocorreu inteiramente por meio da plataforma Pipefy, com automações e prompts desenvolvidos única e exclusivamente pelo time jurídico interno. O projeto foi 100% idealizado, desenvolvido e implementado internamente, utilizando as funcionalidades de automação da plataforma e a criação de prompts estratégicos para a IA, sem a dependência de equipes técnicas externas. Isso demonstra a maturidade em IA e o protagonismo da equipe jurídica como um agente de inovação.
O processo inicia quando um novo card de NDA é criado no Pipefy. Uma automação com o IPI é acionada para converter o documento para PDF, se necessário. Em seguida, o card avança para a fase de análise da IA, onde são executadas as automações que determinam a aprovação ou rejeição do contrato. Se aprovado, o processo segue para a coleta de assinaturas via PipeSign. Se rejeitado, a contraparte é notificada para que possa submeter uma versão revisada.
RESULTADO
Os resultados alcançados com a implementação deste projeto foram notáveis e impactaram diretamente a eficiência do departamento jurídico:
- Redução drástica no tempo de revisão: Para os templates internos padrão, a automação reduziu o tempo de análise para menos de 1 minuto, em comparação com os 20 a 30 minutos necessários no processo manual.
- Diminuição significativa no SLA.
- Eliminação do trabalho manual: Praticamente todo o trabalho manual na revisão contratual de NDAs padrão foi eliminado.
- Melhora na rastreabilidade e controle: Houve uma melhoria significativa na rastreabilidade, controle de versão e acesso interno aos documentos.
- Escalabilidade jurídica: A equipe ganhou escalabilidade sem a necessidade de um crescimento proporcional do time.
- Padronização e mitigação de riscos: A padronização jurídica foi aprimorada, com mitigação de riscos, graças à centralização dos critérios no playbook.