DESAFIO
O Departamento Jurídico da PepsiCo do Brasil enfrentava desafios significativos relacionados à eficiência operacional, visibilidade dos processos e experiência dos usuários internos e externos. O fluxo de faturamento de honorários advocatícios era descentralizado, manual e suscetível a erros, gerando insatisfação, atrasos e mais de 350 e-mails mensais para processar cerca de 65 pagamentos. Paralelamente, o processo de pagamento de despesas judiciais exigia mais de 130 cliques e 42 campos preenchidos por solicitação, com cerca de 600 e-mails trocados mensalmente.
Esses cenários evidenciavam a necessidade urgente de soluções que proporcionassem padronização, rastreabilidade, automação e controle, além de liberar o time jurídico para atividades de maior valor agregado.
SOLUÇÃO
A resposta veio com a criação de duas soluções complementares e integradas. Assim, foi criado um Hub com soluções para os pagamentos de responsabilidade do Departamento Jurídico, o E-Billing Hub.
Fluxo de Faturamento: Desenvolvido internamente com tecnologia no code e ferramentas do Microsoft 365 (como Power Automate, SharePoint e Teams), houve a automatização de todo o ciclo de faturamento de honorários advocatícios. Seu funcionamento é estruturado em etapas inteligentes e integradas:
- Notificação automática: mensalmente, o robô envia alertas aos escritórios de advocacia solicitando o envio das pré-faturas, garantindo pontualidade e previsibilidade no ciclo de faturamento;
- Formulários padronizados: os escritórios preenchem formulários digitais com dados estruturados, o que elimina erros e garante consistência nas informações;
- Submissão da pré-fatura: os escritórios respondem ao e-mail com a pré-fatura anexada, vinculada automaticamente ao formulário preenchido;
- Aprovação automatizada: o sistema identifica o aprovador correto com base em regras pré-definidas e envia um link para aprovação, sem necessidade de intervenção manual;
- Geração de PO (ordem de compra): o robô cria automaticamente a PO no sistema de gestão financeira com base nas informações do formulário.
- Envio automático da PO: o robô envia a PO ao escritório, que responde com a nota fiscal;
- Validação e conciliação: a equipe de Legal Ops compara a nota fiscal com a PO para garantir conformidade;
- Gestão documental e relatórios: todos os documentos são organizados automaticamente e relatórios visuais permitem o acompanhamento em tempo real do status de cada solicitação.
Essa solução trouxe padronização, rastreabilidade, agilidade e controle, além de eliminar completamente o uso de e-mails e planilhas offline.
Fluxo de Pagamentos Judiciais: Foi criado um robô de automação de processos (RPA) desenvolvido para executar de ponta a ponta o fluxo de pagamento de despesas judiciais, que antes era altamente manual e fragmentado. Seu funcionamento segue uma lógica sequencial e autônoma:
- Extração de dados: o robô acessa o sistema de gestão de processos e extrai os relatórios de pagamentos aprovados;
- Criação de PO no sistema de gestão financeira: com base nesses dados, o LEO acessa esse sistema e cria a ordem de compra;
- Acompanhamento de aprovação: o robô monitora o sistema de gestão financeira até a aprovação da PO;
- Geração e upload de comprovantes: o robô baixa a guia de depósito judicial no sistema de gestão de processos, faz o upload na plataforma utilizada pela empresa para processamento e preenche o formulário com as informações necessárias para que o pagamento seja realizado;
- Confirmação de pagamento: o robô verifica no sistema de gestão financeira se o pagamento foi concluído;
- Encerramento do processo: por fim, o robô localiza o comprovante de pagamento, faz o upload no sistema de gestão de processos e finaliza a solicitação.
Todo o processo, que antes envolvia mais de 130 cliques e dezenas de interações manuais, passou a ser executado 100% pelo robô, com total conformidade às políticas internas e possibilidade de replicação em outras unidades.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação seguiu uma abordagem ágil, colaborativa e estratégica.
O Fluxo de Faturamento foi desenvolvido em cerca de 20 dias.
Nesse período, foi realizado o mapeamento dos fluxos manuais, com identificação de gargalos e oportunidades de eficiência. Na sequência, iniciou-se o desenvolvimento interno do fluxo automatizado utilizando ferramentas do Microsoft 365, como Power Automate, SharePoint e Teams. A solução foi construída sem a necessidade de parceiro externo, o que reduziu o tempo de implantação em até 8 meses.
No mês seguinte, foi realizada a prova de conceito com um escritório externo, com sucesso e necessidade mínima de ajustes.
No terceiro mês, mais 13 escritórios foram incluídos na plataforma, com treinamentos e suporte contínuo.
No quarto mês, o rollout foi concluído com todos os fornecedores operando integralmente nesse fluxo.
Paralelamente, o Fluxo de Pagamentos Judiciais foi desenvolvido em 4 meses pelo Departamento Jurídico em conjunto com a equipe de Estratégia e Transformação da empresa, com integração completa aos sistemas corporativos - por meio da plataforma UI Path - e certificação conforme políticas internas.
Da mesma forma que no Fluxo de Faturamento, foi realizado o mapeamento dos fluxos manuais, com identificação de gargalos e oportunidades de eficiência. Na sequência, iniciou-se o desenvolvimento. Com a solução construída, passou-se para a etapa da prova de conceito, que foi finalizada com sucesso.
No mês subsequente, o robô passou a executar todas as etapas do processo de pagamento judicial de forma autônoma, sem intervenção humana.
RESULTADO
Os resultados foram expressivos e mensuráveis:
Redução de 80% no tempo de processamento do ciclo de faturamento e pagamento;
- Eliminação de e-mails e tarefas manuais repetitivas, com automação de ponta a ponta;
- Centralização de dados em sistemas únicos, com rastreabilidade e controle total;
- Melhoria na acuracidade do orçamento jurídico (AOP) e previsibilidade do fluxo de caixa;
- Zero custo de desenvolvimento do Fluxo de Faturamento, com uso de ferramentas internas;
- Escalabilidade: o E-billing Hub pode ser replicado em outras unidades de negócio, respeitando as regras locais de cada operação - o que já vem sendo feito;
- Fortalecimento das capacidades digitais dos advogados internos, alinhando o jurídico às práticas de inovação corporativa;
- Feedback positivo dos escritórios parceiros, destacando agilidade, clareza e praticidade no novo processo.
Em razão disso, foi possível desenvolver um agente de IA que atua sobre essas bases de dados, respondendo, em linguagem natural, perguntas feitas por executivos, como: "Qual o orçamento do escritório X para este ano?" ou "Quanto já gastamos até o momento?". Isso eliminou a necessidade de buscas manuais em planilhas complexas, promovendo autonomia, agilidade e transparência, além da entrega de valor ao negócio.