DESAFIO
O problema a ser resolvida era uma dor dos clientes e também do DM Consultoria & Advocacia, pois um dos segmentos de atuação do escritório é a área condominial e com isso a banca também cuida da gestão de toda inadimplência dos condomínios que são seus clientes para que eles pudessem receber a maior quantidade de débitos vencidos no menor espaço de tempo, e o escritório precisava também receber o maior volume de débitos vencidos com o menor custo de pessoal, pois como a banca recebe um percentual dos acordos a movimentação precisava ser considerável para que custeasse a quantidade de pessoas envolvidas na operação, o que por vezes não se pagava, fazendo com que gerasse um desgaste interno, com alocação de pessoal em atividades repetitivas e por vezes sem retorno satisfatório.
SOLUÇÃO
Após investir muitos recursos financeiros e de pessoal em sistemas disponíveis no mercado que não atendiam suas necessidades ou a necessidade dos clientes por serem genéricos, Denis Muruci juntamente com o Hudson que é programador e sócio de Denis nesse projeto, desenvolver um sistema próprio que pudesse se conectar a todos os demais sistemas de gestão que os condomínios usam atualmente, automatizando todo o procedimento de contato com o condômino, de retirada de segundas vias e parcelamento de débitos e de negociações, pelos canais mais utilizado atualmente, (WhatsApp, Email, e ligações) sendo que as ligações ainda tem a opção de falar diretamente com seus colaboradores que por conhecerem o mercado conseguem atender de forma humanizada e converter o maior número de contatos em acordos fechados.
Com o sistema funcionando como desejado (mesmo estando em constante atualização) o escritório adotou a estratégia de parceria para crescimento, pois atualmente a banca podia atender a demandas de outros escritórios que atuam com recuperação de crédito condominial, atender administradoras que precisem fazer as cobranças administrativas em suas carteiras de clientes e diretamente para os condomínios que eram atendidos.
Durante esse período o investimento financeiro foi do próprio escritório, uma vez que foi direcionado para um centro de custo específico para estruturação desse projeto, onde foi analisado o tempo necessário para alcançar o ponto de equilíbrio e ele ser autossuficiente como um produto do escritório.
Hoje o sistema é estruturado em dois segmentos, sendo um deles uma ferramenta que faz todo o processo de cobrança de forma autônoma, mais indicado para condomínios menores por ser um custo mais acessível. Sendo o segundo segmento do sistema mais completo contando com a equipe de recuperação do escritório, com atendentes e voltado para condomínio com mais de 200 unidades e com carteira de débitos mais robustos e que necessitem de maior negociação para os fechamentos.
RESULTADO
Os resultados foram extremamente positivos, pois considerando que o escritório já tinha uma carteira de clientes no segmento condominial, já no terceiro mês já fecharam a operação com saldo positivo, o que veio em uma crescente desde então nesses dois anos.
Antes do sistema, um advogado ou colaborador conseguia atender no máximo 5 condomínios de aproximadamente 200 unidades cada um deles, uma vez a quantidade de ligações, emails e mensagens necessárias para que conseguissem fechar acordos, tendo que acessar pelo ao menos 4 ferramentas diferentes para buscar os dados dos condôminos e dos débitos destes, e hoje com 1 único colaborador a banca pode atender até 25 condomínios, com todas as informações centralizadas em uma única plataforma, que é o sistema denominado de DEVOLV, conseguindo atender condomínios em todo o Brasil, com contratos já fechados em pelo ao menos 6 estados diferentes atualmente, já tendo recuperado mais de 8 milhões de reais com uma equipe de apenas 6 pessoas focadas nessa operação.
Com essas mudanças o escritório sai de uma operação que contava com 5 pessoas recuperando uma média de 40 a 60 mil reais por mês e com um custo que não se pagava em muitos meses para uma operação que hoje conta com 6 pessoas, das quais apenas 3 atuam diretamente com atendimento a cliente, uma vez que agora a banca tem programadores também em sua equipe, passando assim para uma recuperação média de 250 a 350 mil por mês, fazendo com que seus clientes diminuíssem sua taxa de inadimplência de mais de 20% mês para menos de 10%.