Responsáveis pelo projeto: Benedito Donato (Diretor Jurídico), Carmen Bom Rocha (Gerente Jurídico - Contencioso), Luiz Sergio Salviano (Gerente Jurídico - Eficiência Jurídica), Nathalia Neves (Líder Eficiência Jurídica), Cleber Neves (Gerente de Projetos), Carina Duarte (Especialista de Projetos e Processos), Ana Flávia Machado (Head de IA e Inovação) e Rogério Filho (Especialista de IA e Inovação) do Wam Group
DESAFIO
O departamento jurídico do Wam Group enfrentava gargalos operacionais relevantes, principalmente nas áreas de Contratos e Processos (Cível e Trabalhista), com baixa padronização de rotinas, retrabalhos constantes e excesso de atividades operacionais repetitivas. Além disso, havia uma alta dependência de escritórios externos, o que representava um custo elevado e dificultava a atuação estratégica interna. O objetivo foi profissionalizar a gestão da área jurídica por meio da estruturação de Legal Operations, buscando eficiência, redução de custos, aumento da previsibilidade operacional e maior alinhamento com o negócio.
SOLUÇÃO
A solução adotada foi a implementação de um projeto estruturado de Legal Operations, com foco em eficiência operacional, redução de custos e fortalecimento da governança jurídica. A iniciativa foi conduzida de forma colaborativa entre o departamento jurídico e a área de processos organizacionais, com apoio da liderança executiva, e teve como base nas melhores práticas utilizadas no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e CBOK (Common Body of Knowledge - BPM).
O projeto contemplou múltiplas frentes de atuação, entre elas:
• O mapeamento detalhado dos processos jurídicos, visando à identificação de gargalos, sobreposições de tarefas, pontos de retrabalho e oportunidades de automação;
• O aprimoramento dos processos internos, com foco na fluidez operacional e na eliminação de atividades de baixo valor agregado - princípio 80/20 de pareto;
• A padronização de modelos de contratos e documentos jurídicos, permitindo maior previsibilidade e agilidade na produção de peças, além de facilitar a emissão de relatórios e a gestão de indicadores;
• A parametrização inteligente do sistema jurídico, de forma a manter apenas informações relevantes e estratégicas, promovendo uma base de dados mais limpa, objetiva e eficiente;
• A internalização de demandas jurídicas estratégicas, anteriormente executadas por escritórios externos, com reorganização de atividades e requalificação da equipe interna;
• A criação do núcleo de Eficiência Jurídica, estruturado para acompanhar as melhorias implantadas, monitorar KPIs, garantir a evolução contínua dos processos e consolidar a cultura de Legal Ops na organização.
Essa solução integrativa trouxe ganhos operacionais significativos e sustentáveis, reposicionando o departamento jurídico como uma área de alta performance, agregando valor para a companhia e para o time interno.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação teve início em janeiro de 2025, com a atuação da área de processos junto ao departamento jurídico, utilizando as melhores práticas do PMBOK e CBOK.
As etapas foram:
1. Mapeamento das atividades jurídicas com maior gargalo ou volume de reclamação, seja do cliente interno ou externo (Contratos, Procon e Trabalhista);
2. Identificação de falhas, retrabalhos e tarefas operacionais repetitivas;
3. Higienização e reconfiguração do sistema jurídico (eliminação de dados obsoletos, padronização de cadastros e fluxos);
4. Redesenho das atividades internas com realocação de tarefas, pessoas e recursos financeiros;
5. Internalização de demandas jurídicas que antes ficavam com escritórios terceirizados com suporte técnico adequado, como por exemplo, a melhoria no fluxo de acordo com o cliente Procon onde o advogado interno passou a dar uma devolutiva no prazo de 48h, o que com os escritórios o prazo era de 05 dias, ou mais;
6. Estruturação do núcleo de Eficiência Jurídica, responsável pelo monitoramento dos indicadores, desempenho das equipes e governança dos processos.
RESULTADO
• Aproximadamente R$ 91 mil economizados no primeiro mês de internalização das atividades que antes eram terceirizadas tanto no trabalhista quanto no Procon;
• Projeção de economia de R$ 1 milhão ao ano;
• Redução de retrabalho e ganho de eficiência na execução das tarefas;
• Fortalecimento da governança e rastreabilidade de processos jurídicos;
• Maior uso estratégico do sistema jurídico com dados padronizados e confiáveis;
• Maior satisfação do consumidor pela agilidade na resolução dos problemas apresentados;
• Desenvolvimento de projetos com a área de pós-vendas, onde o departamento jurídico busca indicar soluções a serem apresentadas antes da judicialização como forma de redução do passivo cível da empresa;
• Maior satisfação do time jurídico com realização de demandas mais técnicas e sentimento de pertencimento com o projeto;
• Criação de um modelo de melhoria contínua por meio da atuação do núcleo de Eficiência Jurídica, garantindo perenidade e evolução das iniciativas implantadas.