DESAFIO
O Pimentel Advogados é um escritório com uma operação híbrida e equipe distribuída em diferentes cidades do Brasil. Essa configuração trouxe flexibilidade e escala, mas também revelou um desafio crítico: como manter todos alinhados, organizados e com visibilidade em tempo real das demandas, responsabilidades e entregas, sem depender de reuniões constantes ou troca excessiva de mensagens?
Delegar tarefas era simples. O problema era o que acontecia entre a delegação e a entrega. Lideranças localizadas em cidades distintas de suas equipes não tinham meios eficazes de acompanhar o progresso das atividades em tempo real, o que gerava: Ruídos de comunicação; Retrabalhos em atividades repetidas; Reuniões excessivas para alinhamento básico; Falta de previsibilidade no cumprimento de prazos.
Com o crescimento da equipe, a ausência de uma central única de controle tornou-se insustentável. Era necessário encontrar uma solução que alinhasse gestão, comunicação e produtividade em um único ambiente — simples, funcional e adaptado à nossa rotina jurídica.
SOLUÇÃO
A solução foi a criação de um dashboard de gestão completo, utilizando a plataforma Notion — adaptada para atuar como um hub visual e interativo de acompanhamento da operação. O sistema foi desenhado para centralizar tudo em um só lugar, com uma estrutura clara e intuitiva. Por meio do dashboard, o escritório passou a acompanhar:
- As tarefas em tempo real, organizadas por responsável, status, prazo e tipo de atividade;
- Os indicadores de produtividade e eficiência da equipe, com comparativos semanais e mensais;
- As rotinas administrativas e operacionais, incluindo processos internos e demandas específicas de cada área;
- As métricas financeiras e o controle de fluxo de caixa do escritório;
- O repositório de todos os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), com instruções detalhadas, passo a passo e vídeos demonstrativos;
- Uma área exclusiva para parceiros externos, com páginas compartilhadas que permitem colaboração segura, sem dar acesso ao restante do sistema.
Mais do que um repositório de tarefas, o dashboard funciona como um ambiente de trabalho vivo, que oferece clareza total sobre o que cada pessoa está fazendo, simula a presença compartilhada e promove um alinhamento constante, mesmo em equipes distribuídas em diferentes estados. A solução também fortaleceu a cultura de autonomia, responsabilidade e padronização da qualidade.
📎 Visualização complementar:
Para facilitar a compreensão da estrutura e do funcionamento do dashboard, o escritório preparou um material visual com capturas de tela das principais áreas do sistema. O arquivo está disponível clicando aqui.
IMPLEMENTAÇÃO
A iniciativa foi idealizada internamente, liderada pela sócia-fundadora, em conjunto com a equipe e consultores especializados em organização digital e performance jurídica. O escritório mapeou os fluxos operacionais do escritório, as etapas críticas da rotina jurídica e os gargalos de comunicação identificados.
A partir disso, a banca desenvolveu no Notion uma estrutura personalizada, um dashboard interativo, com bancos de dados relacionais, filtros dinâmicos, painéis individuais para cada colaborador e áreas específicas para gestão, performance, conhecimento e parcerias. A implementação foi realizada em fases, com testes, treinamentos e ajustes constantes com base no uso prático da equipe.
RESULTADO
Nos três meses seguintes à implementação integral do dashboard, o escritório obteve os seguintes resultados mensuráveis:
- Aumento de 42% na produtividade nas áreas com uso ativo do dashboard, medido com base na média de entregas semanais por colaborador e no tempo médio por tarefa;
- Redução de 40% no tempo gasto em reuniões de alinhamento, já que os acompanhamentos passaram a ocorrer diretamente dentro do sistema, de forma mais objetiva e transparente;
- Diminuição de 72% no volume de e-mails operacionais internos, substituídos por comentários e registros centralizados no Notion;
- Visão clara e atualizada da operação em tempo real para líderes e sócios, com acesso a relatórios de performance sem necessidade de solicitação manual.
Além dos resultados internos, o impacto externo também foi expressivo. Após a consolidação do Dashboard, a ferramenta chamou atenção de advogados de outras bancas, que solicitaram sua adaptação e compra. Hoje, o dashboard é comercializado nacionalmente, sendo utilizado por centenas de escritórios de advocacia de diferentes tamanhos e especialidades.
O dashboard se tornou não apenas uma solução funcional, mas uma ferramenta de transformação da gestão jurídica, aliando simplicidade, clareza e alta performance de forma acessível e escalável.