DESAFIO
Diante da necessidade de aperfeiçoar processos internos, o Rocha e Barcellos (ReB) identificou na Inovação e na Inteligência Artificial (IA) uma oportunidade de aprimorar as suas atividades. Isso porque o escritório sempre foi pioneiro em inovação jurídica e na utilização de tecnologias emergentes no mercado jurídico.
Por isso, no final de 2023 começou a ser estruturado o projeto de Inovação do ReB, com o objetivo geral de "fomentar a inovação dentro do ReB, visando aumentar a eficiência das operações internas, especialmente das áreas jurídicas, por meio da integração de tecnologias e melhores práticas de gestão, além do desenvolvimento dos produtos e serviços centrados no atendimento das necessidades dos clientes.
SOLUÇÃO
Uma vez aprovado pelos sócios, o projeto de Inovação foi apresentado aos profissionais do ReB e aberta a inscrição para os interessados em participar do Comitê.
A partir das inscrições, o Comitê foi formado por representantes de todas as áreas do escritório, incluindo advogados e funcionários, a sócia patrocinadora do projeto, além da especialização em inovação e outras vertentes da Step.i9.
Após a formação do Comitê os participantes passaram a se reunir quinzenalmente para definir o nome, organização, papéis e responsabilidades, além do planejamento das ações de inovação para o ano, sendo tudo posteriormente divulgado para todo o escritório.
Os membros do Comitê tiveram treinamentos em conceitos de inovação, inovação jurídica e as ferramentas do escritório, que foram facilitados por consultoria especializada (Step.i9).
O Comitê passou, então, para a fase de imersão no ReB, com a definição das premissas, a forma de coleta das informações e dos processos internos. Foram feitas pesquisas por formulário e entrevistas com os profissionais do escritório, para aprofundamento nos processos de negócios e entendimento das dores.
Após o mapeamento dos desafios que careciam de solução premente, foram definidos os caminhos a serem seguidos com fundamento no primeiro horizonte de inovação (H1):
(i) Fomentar e incentivar dentro do escritório o uso da plataforma de automação de documentos já utilizada, reduzindo o tempo gasto nessas atividades, bem como eventuais erros decorrentes da elaboração manual.
(ii) Agregar valor às atividades desenvolvidas pelos profissionais no software de acompanhamento processual, aprimorando a eficiência da equipe jurídica na execução das tarefas e de suas rotinas diárias, além da construção de uma base de dados capaz de contribuir para a inteligência do negócio.
(iii) Impulsionar a utilização da inteligência artificial generativa (IA) na execução das atividades, de modo a melhorar a qualidade das entregas, com eficiência.
O Comitê foi dividido em subgrupos para que pudesse avançar nas ações indicadas:
- Plataforma de automação:
Os profissionais responsáveis por esta iniciativa, passaram por treinamentos da plataforma para aprofundamento da utilização. Além disso, coletaram em todas as equipes documentos reiterados cuja elaboração poderia ser automatizada.
Com o avanço da utilização, no entanto, foram detectadas fragilidades de segurança da informação que inviabilizaram a continuidade do projeto, resultado na rescisão do contrato com o fornecedor.
- Otimização do software de acompanhamento processual e base de dados:
Foram analisados diversos dados extraídos do ERP jurídico, a fim de corroborar as percepções acerca da utilização do sistema e comportamento dos profissionais em relação ao sistema.
A partir do diagnóstico feito, foram delimitados os módulos principais a serem ajustados no sistema. Foram contratadas horas de consultoria com o desenvolvedor do sistema para customizações na plataforma.
Foi iniciada, também, a construção de workflows para agendamento dos prazos e a reestruturação da equipe de Apoio Jurídico para a otimização dos controles de prazos via sistema e os lançamentos de time sheet.
- Impulsionamento da utilização de IA:
O volume de trabalho, especialmente em áreas como a trabalhista, vinha aumentando significativamente, e as equipes enfrentavam o desafio de manter a eficiência sem comprometer a qualidade das entregas. Tarefas manuais, repetitivas e burocráticas consumiam grande parte do tempo dos advogados, limitando sua capacidade de se dedicarem a atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Foi nesse contexto que o escritório escolheu a IA como um dos pilares dessa transformação; com o objetivo de trazer mais eficiência, produtividade e qualidade aos processos internos. A implementação da IA representava não apenas uma melhoria operacional, mas uma mudança cultural em direção à inovação contínua.
O projeto foi dividido em três etapas: (i) mapeamento das tecnologias disponíveis no mercado, (ii) letramento das equipes sobre as possibilidades de uso da IA nos serviços jurídicos, e (iii) a implementação das ferramentas e soluções selecionadas.
(i) Mapeamento:
O primeiro passo foi liderado pela sócia Sonia, responsável pelo projeto, que conduziu o mapeamento das soluções de IA disponíveis no mercado jurídico. O escritório entrou em contato com fornecedores especializados, como iManage e consultorias parceiras da Microsoft, com o objetivo de identificar tecnologias que pudessem ser adaptadas às suas necessidades específicas.
(ii) Letramento:
O escritório promoveu encontros para o letramento em IA para todas as equipes. Dois especialistas, Paulo Barcellos, CEO da O2 Filmes, e Leo Toco, do Jurídico Ágil, foram convidados para mostrar como a IA estava sendo usada em diferentes áreas, incluindo o direito, e para apoiar a geração de uma cultura interna de inovação e adaptação tecnológica.
Esse letramento foi fundamental para garantir que todos estivessem alinhados e preparados para a implementação das novas ferramentas, conhecendo as melhores práticas de utilização, inclusive quanto à engenharia de prompts.
(iii) Implementação:
A implementação da Inteligência Artificial no escritório iniciou pela área trabalhista e pelo contencioso. Abrangendo diversas áreas, o objetivo era preparar as equipes para lidar com a alta demanda de atividades de forma eficiente, reduzindo retrabalhos e otimizando fluxos.
Essa fase foi dividida em ações para garantir que as soluções de IA fossem integradas e trouxessem resultados concretos:
- Foco na Área Trabalhista e no Contencioso: A área trabalhista e o contencioso, que enfrentavam alta demanda de atividades, foram os primeiros focos da implementação. Com base no mapeamento das necessidades, foram desenvolvidos robôs específicos para automatizar tarefas na área de medicina e segurança do trabalho, além de automações voltadas para o contencioso. Essas iniciativas resultaram em maior eficiência operacional, redução de erros e retrabalho, otimizando as entregas.
- Mapeamento de Atividades e Demandas: Com o apoio do Leo Toco (Jurídico Ágil) e da Stephanie de Lucca (Step.i9), foi iniciado o mapeamento das atividades e demandas do escritório. O objetivo era identificar as dores e oportunidades de usar a IA. Com base nas informações coletadas em reuniões semanais com as equipes, foi possível criar uma matriz de priorização das atividades que mais necessitavam de automação, garantindo que as soluções fossem direcionadas para as áreas que exigiam maior atenção.
- Adaptação do Chat GPT: O escritório já conhecia o Chat GPT, mas o usava de maneira exploratória e sem direcionamentos claros. Foi, então, estruturado um processo de adaptação, por meio do letramento inicial e do desenvolvimento dos robôs jurídicos capazes de automatizar tarefas, como a elaboração de relatórios complexos e melhorias de peças processuais, que antes exigiam um esforço manual significativo.
- Organização e Governança do Chat GPT: Para garantir um uso eficaz e seguro do Chat GPT foi criada uma estrutura de governança. Cada equipe recebeu sua própria assinatura da ferramenta, preservando dados e garantindo rastreabilidade das pesquisas e interações dentro de cada área.
- Reuniões Recorrentes: O acompanhamento da utilização de IA no escritório é feito de forma recorrente, com reuniões quinzenais nas quais são apresentados resultados, propostas e adequações realizadas. Esse monitoramento garante que o uso das tecnologias esteja sempre alinhado com as necessidades do escritório e dos clientes.
- Exploração de Novas Ferramentas de IA: Paralelamente ao uso do Chat GPT, o escritório está constantemente buscando e testando novas ferramentas e soluções que possam agregar mais valor às atividades jurídicas. Entre elas, estão soluções voltadas para jurimetria e pesquisa de jurisprudência que estão sendo avaliadas para o uso em conjunto com as automações já implementadas.
RESULTADO
A criação do Comitê de Inovação trouxe uma integração estratégica ao escritório, permitindo otimizar tarefas, reduzir erros e liberar os advogados para focar em atividades de maior valor agregado.
O comitê de inovação também tem desempenhado o papel de fomentar uma cultura organizacional que valorize a criatividade e o aprendizado contínuo, já que os seus membros têm atuado como embaixadores de inovação no ReB. Ao promover um ambiente dinâmico e moderno, o escritório tem ganhado capacidade de resolver problemas complexos de maneira criativa e eficaz, beneficiando tanto a organização quanto seus clientes.
Não bastasse, como parte dessa transformação, foram desenvolvidos diversos robôs jurídicos voltados para a automatização de tarefas que demandavam muito tempo das equipes. Entre as automações implementadas, o robô que faz relatórios jurídicos trouxe uma mudança importante na rotina das equipes.
Antes, essa tarefa demandava muito tempo do time de Apoio Jurídico e dos advogados, especialmente em casos antigos com muitos andamentos processuais. O robô integrado ao ChatGPT foi desenvolvido para identificar automaticamente os andamentos mais relevantes dos processos e organizá-los em relatórios personalizados, de acordo com as necessidades dos clientes.
Anteriormente, a elaboração desses relatórios era uma tarefa que consumia até uma semana de trabalho, com dedicação em média de 25 horas para revisar manualmente dezenas de andamentos processuais e elaborar os relatórios. Com a implementação do robô, esse processo foi programado para identificar automaticamente os andamentos mais relevantes dos processos e organizá-los em relatórios personalizados, reduzindo o tempo de elaboração de uma semana para apenas um dia, reduzindo a média de tempo de 25 horas de trabalho dedicadas a essa tarefa para 8 horas. Essa automação não só acelerou o processo, mas também aumentou a precisão e a qualidade das informações, permitindo uma resposta mais ágil e eficaz às demandas dos clientes.
Foram construídos também robôs com conhecimentos técnicos específicos, como medicina do trabalho e engenharia de segurança do trabalho, que têm contribuído muito para melhorar a qualidade das peças e pareceres.
Além disso, o robô é capaz de gerar relatórios em inglês jurídico, atendendo às demandas internacionais da área de controladoria.
Os robôs tiveram um impacto significativo na rotina dos profissionais, mostrando o sucesso da implementação da inovação e da IA no escritório, aumentando a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.
A IA não só trouxe tecnologia para o dia a dia do escritório, mas também o preparou para crescer e se manter competitivo em um mercado jurídico.