DESAFIO
O time jurídico da DIAGEO BRASIL enfrentou um cenário desafiador. Impulsionado pela pressão que o crescimento acelerado que a empresa enfrentou no período pandêmico, quase que dobrando o faturamento e vendas da Companhia, o time teve que se reinventar, trazendo para dentro da operação uma área focada em negócios e transformação, que foi estruturada como "Legal Efficiency". Com o objetivo de mapear e criar planos de ação para impactar não somente a dinâmica de operação jurídica, a equipe se posicionou junto aos stakeholders internos como uma área que não seria capaz de prover apenas suporte técnico-jurídico, mas como parceiro que oferece soluções e serviços que impactam o negócio como um todo.
Com essa estratégia, eles desenvolveram um plano de ação que consistiu na escolha de três grandes projetos, com caráter multifuncionais e que teriam potencial de escalabilidade interna (outras áreas de negócio no Brasil), mas também externa (outros departamentos jurídicos e times de operações Globais).
Impulsionados pela visão de que a excelência jurídica transcende apenas o suporte jurídico, aliado com a consciência de que era necessário transformar o departamento, conduziram um processo de mapeamento profundo para identificar os projetos estratégicos, rotas de articulação, e resultados, com o objetivo de ter o Jurídico como protagonista essencial nas discussões estratégicas.
Um dos projetos que conseguiram aprovação global, endosso regional e interesse em outros mercados da América Latina como padronização de operação, foi a de Contratos — uma barreira crítica que atrasava decisões, amplificava riscos e limitava o potencial de atuação da área.
SOLUÇÃO
Após um período significativo de benchmarks, a equipe não apenas conseguiu financiamento inédito para contratação de uma ferramenta e consultoria completa para implementação de um CLM (Contract Lifecicle Management) em parceria com a empresa Docusign, como articulou parcerias com os times locais e globais de TI, Jurídico, Procurement (Compras) e Legal Operations, sendo um marco inédito para projetos propostos pelo jurídico.
A área, recém-criada, enfrentou resistências por imputar possível sobreposição com outros projetos dentro da agenda de desenvolvimento global, no entanto, conseguiu argumentar e justificar não só a necessidade, mas o impacto que o desenvolvimento desse projeto e implementação dessa capabilitie traria para escalar a operação jurídica, potencializando a receita da empresa, poupando tempo das equipes operacionais e trazer ainda mais produtividade.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação do DocuSign CLM representou um salto qualitativo e estratégico. O projeto foi concebido para digitalizar e automatizar integralmente todas as fases do ciclo de vida contratual - desde a criação, revisão, e aprovação, até a assinatura eletrônica e a gestão pós-assinatura. Tudo foi meticulosamente integrado em uma única plataforma inteligente, com foco na área de vendas, núcleo estratégico de execução.
As estratégias de implementação incluíram a padronização rigorosa de fluxos de trabalho, criação de minutas de forma automatizada, o desenvolvimento de dashboards e relatórios sob medida para acompanhamento e visibilidade de volumes executados, absorção e a configuração das regras de negócio, não apenas jurídicas, controles e conformidade com políticas e processos globais, integração de diferentes áreas com a consolidação de fluxos ponta-a-ponta, alertas automáticos para marcos críticos, e outras melhorias.
Além disso, tudo alimentando um repositório central seguro, garantindo maior capacidade analítica de dados permitindo uma maior colaboração entre o time jurídico e stakeholders do negócio.
RESULTADO
Essa iniciativa impactou diretamente a eficiência dos processos comerciais, especialmente nas áreas de vendas, marketing, procurement e jurídico.
Ao longo do período, foram enviados 9.501 envelopes eletrônicos, com uma tendência crescente de utilização da ferramenta, refletindo a maturidade digital da operação. No último ano, foram registrados 2.337 envelopes processados, com destaque para áreas como CMO, Marketing, Procurement, Facilities e Supply.
Nos últimos seis meses, a operação de vendas passou por uma intensificação no uso do CLM, com 1.617 envelopes criados e uma taxa de conclusão de 76%.
O tempo médio de finalização dos documentos foi de 9 dias, com 81,5% dos contratos concluídos em até sete dias. A média de tempo para conclusão foi de 4,7 dias, sendo que 466 documentos foram finalizados em até quatro horas, 130 entre quatro e doze horas, e 241 entre doze e vinte e quatro horas. Apenas 3 documentos levaram entre 60 e 120 dias para serem concluídos, e nenhum ultrapassou esse prazo. A taxa de assinaturas realizadas via dispositivos móveis foi de 12,8%, enquanto 87,2% foram feitas por meio de dispositivos não móveis.
A mudança de processo trouxe uma redução de aproximadamente dois dias por documento, com ganhos em controle, governança e assertividade por parte da equipe de vendas.
O processo anterior era totalmente manual, com preenchimento de termos em Excel, trocas de e-mails, assinaturas físicas e conferência manual de evidências. O tempo total médio por ciclo era de 305 minutos mais oito dias.
Após a implementação do CLM, o processo passou a ser digitalizado e automatizado, com uso de outras ferramentas de gestão, reduzindo o tempo para 270 minutos mais seis dias. As etapas passaram a contar com assinaturas digitais, envio automático de evidências, auditorias semanais e integração com sistemas internos, eliminando erros operacionais e retrabalho.
Essa transformação digital fortaleceu a governança dos processos comerciais, aumentou a eficiência operacional e melhorou a experiência dos colaboradores envolvidos. O projeto demonstrou resultados concretos em agilidade, segurança da informação e conformidade, consolidando-se como uma referência de inovação na gestão contratual da empresa no Brasil.
Esses resultados, alcançados pela área de Legal Efficiency, através da implementação do CLM, foram imediatos e transformadores, evidenciando um impacto positivo direto nas atividades da área jurídica e em toda a organização:
• Eliminação da complexidade e redução de riscos: A ferramenta erradicou o uso de múltiplos templates manuais e desatualizados, culminando em uma significativa redução de riscos jurídicos e financeiros para a empresa no Brasil. A padronização e o controle automatizado minimizaram falhas humanas e inconsistências.
• Otimização da eficiência operacional: A automação impulsionou a eficiência operacional, otimizando o tempo da equipe jurídica, que agora pode se dedicar a atividades de maior valor agregado e foco estratégico.
• Fortalecimento da governança e compliance: A centralização, padronização e rastreabilidade dos processos reforçaram a governança e o compliance, conferindo maior segurança jurídica e conformidade às operações da empresa.
• Gestão contratual ágil, precisa e confiável: O legado desta iniciativa é uma gestão contratual notavelmente mais ágil, precisa e confiável, um marco transformador que demonstra o poder da inovação para impulsionar resultados reais e duradouros.
Este projeto não só otimizou uma função essencial, mas também posicionou o departamento jurídico como um agente de mudança e eficiência em toda a organização, alinhando-se diretamente aos objetivos do Prêmio em reconhecer e valorizar iniciativas que impactam positivamente as atividades jurídicas de empresas.
Além dos resultados positivos já alcançados, o projeto, concebido desde o início de forma escalável, ultrapassou fronteiras e permitiu a exportação da solução de CLM para a operação da empresa na Colômbia. Com isso, o Brasil passou a atuar como um verdadeiro hub de eficiência, tecnologia e inovação.