DESAFIO
Foi constatado um cenário onde o time Jurídico do Grupo SADA opera diariamente uma vasta gama de softwares, aplicativos e ferramentas, compondo um verdadeiro ecossistema digital. Isto faz com que o advogado disponha da maior parte do seu dia transferindo dados e arquivos de um sistema para o outro ao invés de dedicar mais tempo desenvolvendo a estratégia mais adequada para o negócio. Este cenário, nada incomum nos ambientes corporativos mais modernos, traz consigo diversas lacunas de comunicação entre as ferramentas que são preenchidas e operadas manualmente, prejudicando o desempenho final do usuário quanto a prazo e qualidade em atividades puramente operacionais e robóticas, apresentando tomadas de decisões, porém, em sua maioria realizadas em função de critérios objetivos, facilmente automatizáveis e integráveis.
O desafio foi desenvolver uma solução que: (i) preenchesse as lacunas em cada interação de ferramentas/sistemas; (ii) que fosse capaz de comunicar com os aplicativos utilizados na rotina de nossos advogados; (iii) apresentasse média complexidade operacional; (iv) permitisse desenvolvimento e manutenção interna e; (v) baixo custo em relação aos métodos tradicionais de integração existes no mercado (Low Cost).
SOLUÇÃO
A empresa optou por um modelo centralizado de integração totalmente moldada e desenvolvida para o time jurídico, onde um único canal atua orquestrando e intermediando a comunicação entre as outras ferramentas e sistemas, ao invés de tentar conectar cada elemento em uma conexão direta com os demais. Basta imaginar uma estrela de 10 pontas onde cada extremidade é representada por um sistema. Se tentarmos conectar cada ponta com as demais desenhando uma linha, possuíam 45 conexões exclusivas, ao passo que, se conectarmos estas mesmas 10 extremidades em um único ponto ao centro do desenho, tinham apenas 10 conexões.
Desta forma, após uma extensa fase de pesquisa e protótipos, a empresa encontrou o modelo ideal - um projeto batizado de Central Legal Ops. Neste formato, consolidaram todos os canais em nosso Microsoft Teams, tornando-o uma referência central e única para todo time Jurídico.
IMPLEMENTAÇÃO
Com uma interface totalmente personalizada, simples e objetiva, o Hub foi concebido em modelo Low Code de programação, hospedado em nosso Microsoft Sharepoint e orquestrado pelo Microsoft Power Automate, permitindo uma manutenção fácil e ágil onde o próprio time de Legal Operations atua sem depender do time de Tecnologia da Informação.
O mais interessante é que foram utilizados recursos já disponíveis dentro do Pacote do Office 365, nem sempre conhecidos pelos usuários, mas explorados na construção deste Hub.
RESULTADO
A solução apresenta ganho com nítido aumento de performance dos times, pois foi possível aumentar os níveis de produtividade em vários aspectos, a exemplo dos resultados descritos abaixo.
• 100% do ambiente jurídico corprativo compartilhado, em nuvem e com acessos geridos pelo Legal Operations;
• Criação de módulo Stream, onde disponibilizaram treinamentos, cumbucas, reuniões de capacitação exclusivas para o time Jurídico e até um treinamento exclusivo de Excel; gravados em playlists, que promovem a cultura autodidata nos integrantes;
• Redução das atividades de rotina através da criação de cerca de 10 formulários que são preenchidos de acordo com a necessidade do time, disparam quase 15 workflows automatizados que, coletam aprovações, enviam mensagens no Teams, e-mails, criam cartões/tarefas em nosso Kanban e atualizam painéis de BI; e tudo feito através de programação low code;
• Melhoria na comunicação, fortalecimento da visão do time;
• Criação e disponibilização do calendário oficial das sistemáticas adotadas pelo jurídico, e onde garantiram o cumprimento dos compromissos de rotina, a gestão ágil de projetos e iniciativas, a consolidação mensal da provisão jurídica e acompanhamento orçamentário.