DESAFIO
Com uma sólida experiência na atuação no direito previdenciário focado em pessoas físicas, o Galleti, Inocentini & Pellegrino sempre se destacou pela abordagem detalhada e estratégica em um número reduzido de casos. No entanto, em maio de 2024, o escritório recebeu uma proposta desafiadora: assumir uma carteira massificada de processos. Embora não tivessem a estrutura necessária para gerenciar um volume tão grande, os sócios decidiram encarar o desafio.
No início, a estrutura interna era limitada, com advogados, estagiários e auxiliares acumulando múltiplas funções, desde a elaboração de peças processuais até protocolos, emissão de guias e atendimento ao cliente. Todo o fluxo de trabalho era pouco estruturado, e o controle de prazos era feito pelo software do cliente (um sistema bem antigo, com poucos recursos), já que não possuíam um sistema jurídico próprio. A falta de automação era evidente: relatórios e controle de base eram gerados manualmente, o que tomava horas e aumentava o risco de erros, controle de publicações e intimações eletrônicas realizadas pelo cliente. Mesmo assim, os resultados técnicos obtidos nos processos incentivaram o cliente a enviar ainda mais casos, o que ampliava a necessidade de uma gestão mais eficiente e organizada.
SOLUÇÃO
A primeira medida foi buscar um software jurídico que atendesse às novas demandas, optando pelo CPJ. Esse sistema trouxe uma série de funcionalidades que antes o escritório não tinha, como o controle de prazos, agendamentos automáticos, geração de relatórios simples e dinâmicos, time sheets, KPIs e integração com outras empresas de automação. Paralelamente, foi contratado uma Controller Jurídica para coordenar a parametrização do sistema de acordo com as especificidades do escritório. Ao analisar a situação, a Controller identificou que antes de implementar o novo software, era fundamental organizar a estrutura interna. Assim, foi criada uma equipe de Controladoria Jurídica, que assumiu as tarefas operacionais, liberando a equipe técnica para focar exclusivamente nos processos. Cada colaborador passou a desempenhar funções específicas, reduzindo drasticamente o risco de erros. Além disso, a banca investiu em robôs de automação para tarefas repetitivas, aumentando a eficiência. A parceria com a DWRPA foi crucial nesse processo. Foi implementado um robô de protocolo e captura de intimações e publicações.
RESULTADO
Atualmente, o escritório vive um momento de crescimento organizado, com uma visão clara e ampla da carteira de processos. Em poucos meses, a implementação de um sistema de gestão eficaz transformou as operações. Relatórios que antes eram gerados manualmente e levavam horas agora são extraídos diretamente do software em minutos. Além disso, o robô da DwRpa, que substituiu o trabalho de três pessoas na realização de protocolos, agora executa essas tarefas em poucas horas, permitindo que a equipe se concentre em outras atividades. Outra grande melhoria foi a integração entre o CPJ e a DwRpa, que agora permite o escritório receber publicações e intimações diretamente via API, eliminando os erros que antes ocorriam com os prazos agendados pelo cliente. Agora, os agendamentos são realizados de forma automatizada e eficiente por apenas uma pessoa interna. Como resultado, o escritório conseguiu aumentar significativamente a produtividade sem sobrecarregar a equipe. Embora o número de processos tenha dobrado, não foi necessário contratar o dobro de funcionários para manter a mesma qualidade e eficiência, uma vez que a produtividade da equipe cresceu de forma proporcional.