DESAFIO
Cadastro de pastas:
O processo de cadastro de pastas no software jurídico do Aroeira Salles Advogados era realizado pelos advogados por meio do envio de formulários em Excel para a Diretoria de Suporte Estratégico (DSE). Existiam três tipos de formulários: I) Cadastro de Processo/Recurso/Incidente, II) Cadastro de Contrato, e III) Cadastro de Serviço. Esse procedimento apresentava os seguintes desafios:
1. Preenchimento Inconsistente: Os formulários permitiam preenchimento livre, resultando em frequentes erros de informação e formatação, além de envios incompletos.
2. Utilização de Formulários Desatualizados: Advogados, por vezes, usavam formulários antigos ou inadequados para a demanda, como o uso de formulários de serviço para cadastro de contratos, levando à falta de informações essenciais para a DSE.
3. Comunicação Ineficiente: A necessidade de correções era comunicada via e-mail, de forma manual, sem padronização, o que gerava retrabalho e atrasos.
4. Solicitações Descentralizadas: Formulários eram frequentemente enviados fora dos padrões estabelecidos ou encaminhados a apenas um membro da equipe, sem a inclusão do e-mail geral da DSE, dificultando a gestão e redistribuição das tarefas.
5. Falta de Acompanhamento: Não havia um sistema para monitorar se a DSE havia recebido e iniciado as providências para o cadastro da pasta.
6. Integração com Setor Financeiro: Após o cadastro da pasta, era necessário um processo adicional de comunicação para que o setor financeiro realizasse o cadastro e vínculo das informações de honorários, gerando um fluxo de trabalho fragmentado.
Controle de Relatórios:
A gestão das demandas de relatórios, tanto internos quanto externos, era realizada manualmente em planilhas de Excel. A atualização do sistema pelos advogados responsáveis pelos processos era controlada por meio de e-mails e mensagens no Slack, o que tornava o processo de monitoramento e controle menos eficiente.
SOLUÇÃO
Em ambos os projetos, a estratégia principal foi simplificar e automatizar os procedimentos com o apoio de tecnologia avançada. Para isso, foi contratada a consultoria Studio by Future Law, especializada em novas tecnologias e automação de processos, para mapear os procedimentos atuais e implementar soluções automatizadas tanto para a abertura de pastas quanto para o controle de relatórios.
Projeto de Cadastro de Pastas com Google Forms e Power Platform:
Implantado em 28/09/2023, esse projeto substituiu os antigos formulários em Excel e o envio por e-mail por formulários em Google Forms, integrados automaticamente ao sistema de gestão via Power Automate e SharePoint. As principais características do novo processo incluem:
1. Escolha Simplificada do Tipo de Cadastro: O formulário inicial permite ao usuário selecionar o tipo de cadastro (Processo/Recurso/Incidente, Contrato ou Serviço), exibindo apenas os campos relevantes para a demanda específica.
2. Redução de Erros: Campos de seleção e preenchimento com exemplos claros diminuíram significativamente os erros, e o envio só é permitido após o preenchimento dos campos obrigatórios.
3. Automação de Notificações e Aprovações: Após o envio, a DSE é notificada automaticamente e as demandas são gerenciadas no Power Automate, onde podem ser aprovadas ou rejeitadas com feedback imediato ao solicitante.
4. Transparência e Monitoramento: O solicitante pode acompanhar o status da solicitação em tempo real no SharePoint, e, uma vez que o cadastro é concluído, tanto o solicitante quanto o setor financeiro são notificados via Slack.
Projeto de Controle de Relatórios para Clientes com SharePoint e Planner:
A gestão de relatórios foi transferida do Excel para o SharePoint, com integração automática ao Planner para controle de prazos e notificações. Essa mudança centralizou todas as solicitações de relatórios, facilitando o acesso e a visualização das informações relevantes, além de tratar eficientemente os atrasos recorrentes. A comunicação foi unificada com a criação de Cards no Planner, que são discutidos nas reuniões diárias da equipe, substituindo as trocas dispersas de e-mails e mensagens no Slack.
RESULTADO
A implementação das novas soluções gerou resultados significativos em eficiência, produtividade e agilidade na execução das tarefas. Especificamente, o processo de abertura de pastas se tornou mais ágil, com uma drástica redução de erros e necessidade de correções. A comunicação entre as equipes, incluindo o financeiro e os solicitantes, foi otimizada através da automação e das notificações unificadas via Slack, eliminando gargalos e melhorando a coordenação das atividades.
Na gestão de relatórios, o impacto foi igualmente positivo. Houve uma diminuição substancial de atrasos, equívocos e da troca de e-mails, o que resultou em um processo mais fluido e eficiente. Além disso, a entrega de serviços ao cliente foi aprimorada, com melhorias notáveis nos retornos e no envio de informações. O levantamento de dados também se tornou mais preciso e acessível.
Para os usuários finais, os novos procedimentos trouxeram simplicidade e eficiência. O preenchimento dos formulários no Google Forms e as notificações via Slack tornaram o processo mais intuitivo e rápido, enquanto a gestão e o envio de relatórios pelo SharePoint e Planner minimizou erros, garantindo uma operação mais dinâmica e precisa.