DESAFIO
O Viseu Advogados necessitava resolver a gestão manual e ineficiente do tratamento de ofícios recebidos pelo departamento jurídico de um grande app de transporte. Diariamente eles recebiam uma centena de ofícios solicitando providências, e, sobretudo, dados, com um alto número de casos de reincidência, e alto risco de incorrer em crime de desobediência por não conseguir lidar com os prazos e volumes. O objetivo era automatizar todo o fluxo de tratamento de ofícios para aumentar a eficiência operacional, garantir maior segurança e conformidade, além de reduzir custos operacionais.
SOLUÇÃO
Estratégias: Implementação de um sistema de inteligência artificial para automatizar o fluxo de tratamento de ofícios.
Recursos: Equipe especializada em Legal Ops, tecnologia de IA e integração com os sistemas existentes no cliente.
Ideias: Criação de um fluxo automatizado de ponta a ponta, desde a captura e categorização dos ofícios até a geração de respostas de ofício, além da resposta automática ao órgão solicitante, e relatórios detalhados da operação.
Ferramentas: Utilização de plataformas de IA desenvolvidas em parceria com empresas de tecnologia, e integração com sistemas de gerenciamento de documentos e e-mails.
RESULTADO
Resultados Obtidos: Aumento significativo na eficiência operacional, com redução do tempo de processamento de ofícios em mais de 70%. Melhoria na precisão e conformidade das respostas enviadas. Redução de custos operacionais em 50% devido à automação de processos que eram 100% manuais. O escritório conseguiu tirar as pessoas das atividades repetitivas e com alto risco de falhas, para alocá-las na atividade de gestão da plataforma, e de conferência dos dados e dos resultados gerados pela IA focando as pessoas nas atividades intelectuais, que é o que realmente importa, e deixando a IA focada nas tarefas de repetição. Foi concluído que por gerar um grande case de utilização de IA em um fluxo de ponta a ponta, que garantiu a plena satisfação do cliente, e repercussão em outras empresas de tecnologia que os buscam pela mesma solução.
Melhoria na Operação: Liberação da equipe jurídica para focar em tarefas estratégicas de maior valor agregado. Maior controle e transparência no acompanhamento dos ofícios tratados. Satisfação dos clientes internos com a rapidez e precisão nas respostas.