DESAFIO
Em 2024, o Departamento Jurídico da Allcare Gestora de Saúde enfrentou um desafio crítico: o crescimento exponencial de ações judiciais em detrimento de particularidades ocorridas no Setor de Saúde, ocasião em que, em 2024, a judicialização da saúde registrou um crescimento de cerca de 14% no número de processos, em relação ao ano anterior, chegando a mais de 660 mil casos novos, segundo dados de saúde do painel de estatísticas do CNJ, sem a correspondente ampliação do headcount da equipe de Controladoria Jurídica. Essa desproporção agravava a complexidade da gestão processual e pressionava a operação.
Rotinas como o cadastro de processos, captação de intimações e contratação de escritórios externos ainda eram realizadas manualmente, aliado a isso, ainda existia a obrigatoriedade de confirmação do recebimento da citação, com a previsão de multa em caso de descumprimento, sem justa causa. A fim de lidar com esse volume, a Controladoria Jurídica chegou a alocar três colaboradores exclusivamente nessas atividades, o que evidenciava o desequilíbrio entre demanda e capacidade operacional.
Esse cenário resultou em perdas concretas: prazos processuais não cumpridos, gerando impactos financeiros e jurídicos relevantes para a companhia, conforme será evidenciado abaixo. A falta de eficiência operacional, aliada ao alto volume de tarefas repetitivas, comprometia não apenas a segurança jurídica da companhia, mas também a possibilidade de atuação estratégica do time.
A melhoria desejada envolvia não apenas a automação pontual, mas sim a transformação estrutural da esteira de Legal Operations, integrando pessoas, processos e tecnologia de forma inteligente, automatizada e escalável, para mitigar riscos, ganhar previsibilidade e liberar a equipe para tarefas de maior valor agregado.
SOLUÇÃO
A solução proposta foi a automação completa da esteira inicial de Legal Operations, com foco na eliminação das tarefas manuais de alto risco e baixo valor agregado. A proposta teve como premissa a realocação estratégica de recursos humanos: a operação, antes suportada por três colaboradores, passaria a demandar apenas um profissional interno com função de supervisão e revisão, liberando tempo da equipe para atividades estratégicas de maior valor agregado à companhia.
A iniciativa contemplou a contratação de uma LegalTech, especializada em soluções jurídicas, que viabilizou a automação do fluxo completo por meio de tecnologias de RPA (Robotic Process Automation), OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e supervisão humana. Essa combinação permitiu não só ampliar o monitoramento e captura de novas ações e intimações em todo o território nacional, como também gerou ganho de produtividade ao automatizar a alimentação do cadastro de informações no sistema de gestão processual, a geração automática de workflow’s internos, até a contratação dos escritórios parceiros, sempre que identificado o recebimento de uma nova citação.
A aplicação dessa solução posiciona a empresa em linha com as tendências globais de Legal Operations, promovendo a transformação digital do departamento jurídico e reforçando seu papel como área estratégica, eficiente e orientada à mitigação de riscos e à geração de valor.
IMPLEMENTAÇÃO
Após o mapeamento completo da esteira de Legal Operations, a Controladoria Jurídica assumiu o projeto, liderando todas as etapas de diagnóstico, modelagem de fluxos e estruturação da proposta de automação. A primeira fase envolveu o mapeamento dos fluxos por meio de entrevistas com os colaboradores que executavam essas demandas, o detalhamento do mapeamento realizado por meio da ferramenta Bizagi, bem como a elaboração de manuais com as regras de negócio, os quais serviram de base para o treinamento da equipe do fornecedor parceiro, permitindo o refinamento contínuo da performance da automação.
Como parte da governança da iniciativa, foi necessário apresentar à diretoria da companhia um planejamento estratégico com projeção do ROI, considerando o ganho estimado de tempo versus o custo envolvido na implementação da automação. A proposta foi aprovada com base no potencial de otimização, mitigação de riscos e alinhamento com as estratégias de eficiência operacional da empresa.
A execução foi dividida em fases, iniciando com a automação do monitoramento da distribuição de novas ações e intimações em estados selecionados para validação da proposta, com posterior ampliação para todo o território nacional. Em seguida, foram automatizados os processos de cadastro no sistema de gestão processual, abertura de workflows internos para ciência de novas ações, abertura de tarefas para cumprimento de decisões, e, chegando até o momento, na contratação automática de escritórios terceirizados para acompanhamento das ações, conforme regras previamente alinhadas.
Desde o início da operação, foram acompanhados indicadores de performance essenciais, como número de processos cadastrados, número de citações, intimações e notificações capturadas, quantidade de workflows abertos, falhas reportadas, identificação e tratamento de revelia. O acompanhamento constante do projeto, utilizando mecanismos de segurança e controle de riscos (double check, validação e homologação), impôs maior transparência às medidas adotadas que, inclusive, embasaram ajustes finos e contínuos, fortalecendo a governança, o acompanhamento do projeto, bem como o resultado operacional alcançado.
Além disso, diversas reuniões de alinhamento e treinamentos foram conduzidas com os prestadores e os times internos, com reforço das fases de orientação e capacitação, com o objetivo de garantir que o processo atingisse o nível de excelência desejado, mantendo alta aderência às necessidades do negócio e à qualidade esperada da operação.
RESULTADO
A implementação da automação da esteira de Legal Operations gerou transformações significativas na estrutura e na rotina da célula de Legal Operations e do departamento jurídico como um todo, com ganhos concretos em produtividade, segurança e valorização estratégica do time. A seguir, os principais resultados obtidos:
1. Automatização completa da esteira de Legal Operations, iniciando com o monitoramento de novas ações judiciais distribuídas em face da companhia, monitoramento de citações, intimações e notificações, cadastro das ações no sistema processual, abertura de workflow’s, chegando até a contratação de escritórios externos;
2. Eliminação de falhas, como perda de prazos e revelias, garantindo 100% de cobertura nas citações eletrônicas, após realizados os ajustes e parametrização dos fluxos e dos manuais disponibilizados à LegalTech;
3. Aumento expressivo da segurança jurídica e da rastreabilidade dos processos, com acompanhamento contínuo e estruturado de todas as etapas operacionais;
4. Ganho operacional estimado de 121 horas por trimestre no período de janeiro/2024 a maio/2025, considerando a liberação dos colaboradores que atuavam integralmente nas atividades que foram automatizadas (8h/dia útil), além da atuação mais analítica e menos operacional do colaborador que permaneceu na célula de Legal Operations., que passou a desempenhar funções de revisão e supervisão estratégica, acompanhando os indicadores de performance, como meio de gerir atuação da LegalTech contratada. Essa automação possibilitou direcionar o esforço do time de Legal Ops. para demandas de maior valor agregado para companhia;
5. Realocação de dois colaboradores para demandas estratégicas da companhia, liberando a equipe da sobrecarga operacional que antes comprometia o desempenho global do setor;
6. Melhoria na previsibilidade e segurança das rotinas processuais para os advogados internos, com padronização de workflows e fluidez na atuação consultiva;
7. Evidências numéricas:
Volume de ações cadastradas: 1ºTrim/2024: 489 processos; 2ºTrim/2024: 1083 processos; 3ºTrim3/2024: 596 processos; 4ºTrim/2024: 578 processos; 1ºTrim/2025: 496; 2ºTrim/2025: 396 processos.
Cálculo do ganho de tempo aproximado em relação aos cadastros: Tempo médio por cadastro: 12min; Número médio de cadastros/Trimestre: 606 cadastros; Tempo médio gasto com execução interna por trimestre (em horas): 121h.
Volume de Citações, Intimações e Notificações: 1ºTrim/2024: 22; 2ºTrim/2024: 535; 3ºTrim3/2024: 664; 4ºTrim/2024: 674; 1ºTrim/2025: 452; 2ºTrim/2025: 481.
Volume de Tarefas (workflow’s) criadas: 1ºTrim/2024: 276; 2ºTrim/2024: 2087; 3ºTrim3/2024: 989; 4ºTrim/2024: 522; 1ºTrim/2025: 502; 2ºTrim/2025: 295.
Volume de contratações de escritórios automatizadas: 4ºTrim/2024: 20; 1ºTrim/2025: 214; 2ºTrim/2025: 178.
8. Resultados qualitativos descritos abaixo:
8.1 Melhoria no moral da equipe, que passou a atuar de forma mais estratégica e menos reativa, deixando de "apagar incêndios" para assumir um papel de protagonismo e planejamento dentro do departamento;
8.2 Fortalecimento da cultura de melhoria contínua, com o colaborador responsável pela revisão atuando como agente de transformação, otimizando fluxos com base nos indicadores de performance, feedbacks e identificação de novas oportunidades de ganho de eficiência;
Essa transformação consolidou o protagonismo da Controladoria na gestão das operações jurídicas da companhia, reforçando o seu papel como um aliado do departamento como um centro de inteligência e performance, totalmente alinhado às tendências globais de Legal Operations.
Considerações Finais:
A iniciativa de automação da esteira de Legal Operations representou uma grande virada de chave para o departamento jurídico da empresa, promovendo um reposicionamento estrutural e cultural que superam os ganhos operacionais. A partir do engajamento dos colaboradores da Controladoria Jurídica, foi possível identificar gargalos críticos, desenhar soluções viáveis e sustentar um modelo de inovação contínua e orientada a dados.
Mais do que a simples utilização de tecnologias, esse projeto representa a aplicação concreta dos princípios de Legal Operations: eficiência, integração, previsibilidade, segurança, governança e atuação estratégica. O alinhamento com tendências globais foi essencial para garantir não apenas a atualização tecnológica, mas também a maturidade na organização dos fluxos de trabalho do departamento jurídico da companhia.
A participação ativa da equipe, aliada a interação com o fornecedor parceiro e o apoio da alta liderança foram fundamentais para o sucesso da implementação e para a construção de um ambiente mais colaborativo, produtivo e orientado a resultados.
Os resultados mensurados e os benefícios percebidos no dia a dia da operação jurídica demonstram impacto real na mitigação de riscos, no ganho de eficiência e na valorização do capital humano.
A empresa segue comprometida com a inovação contínua, com o olhar atento às oportunidades de aprimoramento e com a missão de transformar a forma como o jurídico se posiciona dentro do negócio: não como centro de custo, mas como centro de inteligência, estratégia e excelência.