DESAFIO
O processo manual de resposta do Porto Lauand Advogados aos ofícios judiciais na área de seguros era altamente ineficiente e consumia muito tempo. A equipe precisava consultar uma planilha compilada por um fornecedor, identificar quais casos dessa planilha eram seus, filtrar os casos que requisitavam resposta obrigatória, buscar as informações no sistema, preencher os documentos de resposta individualmente e enviá-los por e-mail. Este processo levava cerca de 3 horas para ser concluído, desviando a equipe de tarefas mais estratégicas e agregadoras de valor. O objetivo era automatizar esse processo para otimizar o tempo gasto e melhorar a eficiência operacional.
SOLUÇÃO
Para resolver esses problemas, foi desenvolvida a ferramenta "Low code" do Google Apps de automação integrada com o sistema de ERP e a planilha fornecida pelo parceiro. A estratégia envolveu:
- Utilizar a planilha do fornecedor que continha informações como número do processo, partes envolvidas, juiz solicitante etc.
- Desenvolver uma ferramenta que lê todas as linhas da planilha e cruza os dados com o sistema do escritório para identificar quais casos eram da banca.
- Filtrar automaticamente os casos que precisavam de resposta obrigatória.
- Buscar as informações solicitadas pelo juízo no sistema.
- Gerar automaticamente um PDF com as respostas, contendo todas as informações necessárias.
- Enviar automaticamente as respostas por e-mail, utilizando os endereços fornecidos na planilha.
Com essa automação, de uma planilha com cerca de 300 linhas, o sistema extrai e processa apenas as cerca de 30 linhas que realmente precisam de resposta, enviando automaticamente por e-mail. A única ação manual necessária é o upload da planilha no sistema criado.
RESULTADO
A automação do processo de resposta de ofícios judiciais trouxe uma melhoria substancial para a operação. O tempo necessário para concluir a tarefa foi reduzido de cerca de 3 horas para apenas 5 minutos. Este ganho de eficiência permitiu que a equipe se concentrasse em conferir e validar as informações com mais precisão, assegurando a qualidade das respostas enviadas.
Além disso, a equipe pôde dedicar mais tempo a tarefas que demandam maior conhecimento e criatividade, contribuindo para um aumento no valor agregado ao departamento. A automação eliminou a natureza repetitiva do trabalho manual, melhorando a moral da equipe e possibilitando um foco maior em atividades estratégicas e de alta complexidade. Em resumo, a automação não só otimizou os processos, mas também elevou a eficiência e a satisfação da equipe, resultando em uma operação mais ágil e eficaz.