DESAFIO
O Chalfin, Goldberg & Vainboim Advogados lidou com centenas de publicações e intimações de um cliente específico, cujo conteúdo precisa ser lido, ter os prazos agendados e ser reportado no sistema do cliente. Neste momento também foi preciso avaliar a política recursal e possibilidade do envio ao encerramento. Tal fluxo demandou o envolvimento de muitas pessoas e houve risco de falhas operacionais. O problema a ser resolvido é: reduzir custo operacional e combater as falhas.
SOLUÇÃO
O escritório desenvolveu uma solução tecnológica que faz a leitura das publicações e intimações em busca de "palavras- chave", alimentadas num repositório que é chamado de "Biblioteca de palavras". Esta "Biblioteca" contém, por exemplo, os conjuntos de palavras "julgo procedente", "julgo improcedente", "condeno", "homologo o acordo", etc. Uma vez encontradas, a ferramenta lança o resultado do processo no sistema e agenda os prazos. Após, o resultado é reportado no sistema do cliente. Se o resultado for do tipo "decisório", ainda é lançado um alerta no sistema do escritório, indicando o envio da pasta para o encerramento.
RESULTADO
A automação consegue identificar as decisões, lançar os resultados, agendar os prazos e efetuar o reporte no sistema do cliente. Isso minimiza as chances de falhas operacionais, principalmente a ausência de reporte e agendamento de prazos no sistema. O índice de acurácia no acerto dos resultados vem evoluindo ao longo do tempo. Começaram com números inferiores a 60% e atualmente estão em 79%. O benefício financeiro alcançado é a redução do custo operacional (redução de head count) e evitar prejuízo financeiro ao escritório (redução da falha por ausência de agendamento dos prazos jurídicos).