DESAFIO
O Pigão, Ferrão e Fioravante Sociedade de Advogados enfrentava um desafio significativo que era a necessidade de desenvolver e integrar novas tecnologias para melhorar a eficiência operacional e a capacidade de entrega de serviços jurídicos. A falta de uma infraestrutura tecnológica avançada limitava sua habilidade de gerenciar fluxos de trabalho de forma eficaz, expandir suas frentes de marketing digital, aumentar a efetividade da gestão e automatizar processos repetitivos e complexos, especialmente nas áreas consultiva e contenciosa.
O principal objetivo era implementar soluções tecnológicas que não só modernizassem a gestão do escritório, mas também potencializassem sua estratégia de marketing e automatizassem tarefas jurídicas, permitindo que o escritório operasse com mais eficiência e oferecesse um serviço de qualidade superior aos clientes.
SOLUÇÃO
Para superar o desafio de desenvolver e integrar novas tecnologias no escritório, foi adotada uma estratégia, focada em três pilares principais: gestão eficiente, inovação em marketing e automação de processos jurídicos.
a) Estratégia do PFFA:
Integração Tecnológica: No escritório é utilizada a tecnologia como Microsoft, EasyJur, Zoho, dentre outras, onde são escolhidas ferramentas que se complementam e atendem às necessidades específicas de cada área do escritório.
Automação e Inovação: Como o escritório é especializado em Direito Digital, Proteção de Dados, há um tratamento sobre inteligência artificial, segurança da informação e outras tecnologias dos clientes, a banca está sempre em evolução e em busca de novas soluções tecnológicas. Neste momento ela está em processo de desenvolvimento uma inteligência artificial própria do escritório (atualmente está treinando e aprimorando essa IA através de machine learning), focada em melhorar os fluxos de trabalho interno, tanto na área consultiva, quanto no contencioso, visando automatizar processos repetitivos e aumentar a eficiência operacional.
Expansão de Marketing Digital: Esta é integração mais nova e recente do escritório, uma vez que a banca estruturou uma estratégia robusta de marketing digital e de gestão interna, para alcançar novos mercados e públicos, dentro dos ditames que a OAB permite. O Pigão, Ferrão e Fioravante foi buscar e está utilizando as tecnologias da Zoho para gerenciar toda esta parte, inclusive na criação e fomento de novos eventos, webinar e podcast. A ideia do escritório em escolher essa tecnologia foi para disseminar para o público a importância do Direito Digital e Proteção de Dados e com isso levar conhecimento a todos os públicos com esta solução e com uma tradução mais simples que ajuda a conectar os clientes.
b) Recursos:
Tecnologia Microsoft: Utilizada no escritório para gerenciar todos os fluxos internos, incluindo a organização de trabalho, gestão de projetos e integração dos departamentos. Na pandemia essa ferramenta teve uma utilização importante que foi levada até os dias atuais. Com ela foi possível criar alguns KPIs para monitoramento e análise da saúde e o ambiente de trabalho dos profissionais, pois a demanda foi muito intensa, em razão da digitalização de todos os setores, e com esses dados, visualizados através de dashboards, deu todas as informações necessárias para que o escritório pudesse visualizar esses indicadores e com isso, obter uma melhor qualidade de trabalho. Além disso, foram criados fluxos de trabalhos ágeis e operações mais simplificadas, fazendo com que a gestão dos trabalhos se tornasse muito mais eficiente, ainda mais para os profissionais que estão em home office. Com a tecnologia que o escritório tem da Microsoft pode-se fazer todas as integrações que a licença nos permite, trazendo soluções internas efetivas, ágeis e tecnológicas. Hoje por exemplo, basta uma visita ao site, e fica fácil a visualização dos trabalhos, pois foi criado um chatbot automatizado que conversa com o visitante daquele site e traz as informações que ele está procurando.
Tecnologia Zoho: Foram utilizados para fortalecer as iniciativas de marketing e gestão, como criação de campanhas, eventos online, webinars, podcasts, permitindo uma comunicação eficaz com os clientes e público-alvo. Além disso, essa tecnologia ajudou o escritório a ter mais informações de Growth e Gestão Estratégica, onde tiveram a oportunidade de criar um pipeline exclusivo do escritório para visualização de dados e KPIs da evolução a tempo real dos negócios. Dentro destas soluções, foram utilizadas a Zoho CRM para automatizar a gestão de clientes e potenciais clientes, criando fluxos de trabalho automatizados para seguir automaticamente com leads, enviar emails de acompanhamento, agendar reuniões e acompanhar o progresso dos casos. Zoho Flow: integração de diferentes aplicações e automatizar fluxos de trabalho entre elas, como transferir dados entre o Zoho CRM e outras ferramentas que você usa, como calendários e e-mails. Foi utilizado também o Zoho Campaigns onde é possível planejar e executar campanhas de e-mail marketing automatizadas para nutrir leads e manter contato com clientes existentes. A banca tem um setor de Business Intelligence que é feito através da tecnologia Zoho Analytics, onde são configurados dashboards e relatórios customizados para acompanhar o desempenho do escritório, incluindo métricas de produtividade, geração de leads e conversão de clientes. Foi empregado também a automatização de contratos, onde é utilizado o Zoho Contracts para criar, gerenciar e assinar contratos eletronicamente. Com isso houve uma economia de tempo e redução de erros manuais. Essas são algumas das mais de 40 opções de tecnologia que o escritório tem à disposição.
Tecnologia EasyJur: Para aprimoramento da gestão dos processos do escritório, a banca busca uma solução que contempla um método ágil com inteligência artificial, orquestrador de Growth e Growth+, para o contencioso, sendo que esta ferramenta traz opções de legal design e visual law nas peças e contratos, automação de documentos, dashboard e legal analytics, com possibilidade de adoção de jurimetria e big data, capturada de dados processuais, com possibilidade de integração entre sistemas.
Desenvolvimento Interno de IA: Como salientado acima, o escritório está investindo no desenvolvimento de uma inteligência artificial personalizada, utilizando recursos internos e expertise tecnológica para automatizar tarefas repetitivas e melhoramento da produtividade de todos os profissionais do escritório.
RESULTADO
A ideia foi criar um ecossistema tecnológico dentro do escritório que centralizasse todas as operações, permitindo maior controle e otimização dos processos internos. Foram incorporados a filosofia de inovação contínua, buscando sempre aprimorar as ferramentas e processos já implementados, com o intuito de manter o escritório na vanguarda tecnológica. Com todo esta tecnologia empregada no escritório, em especial a questão de gestão, marketing e engajamento digital, a ideia foi construir metodologias ágeis e fluxos de trabalhos mais assertivos e organizados, de expandir por meio do marketing estratégias mais dinâmicas e interativas, utilizando plataformas digitais para fortalecer a marca e atrair novos clientes. Com isso, a implementação das novas tecnologias e estratégias trouxe melhorias significativas para o escritório, tanto em termos operacionais quanto nos resultados gerais.
Em se tratando de melhorias, pode-se dizer que a gestão integrada foi aprimorada com a utilização das tecnologias da Microsoft, e conseguiram centralizar e automatizar a gestão dos fluxos de trabalho, o que reduziu significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentou a precisão e a organização das operações internas. A implementação da inteligência artificial, que está sendo desenvolvida internamente, resultou em uma automação eficiente de tarefas repetitivas e complexas, especialmente na área consultiva e contenciosa. Isso permitiu que os advogados focassem em atividades estratégicas, aumentando a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.
Com o uso das tecnologias da Zoho, na parte da gestão estratégica e marketing, o escritório conseguiu expandir suas iniciativas de marketing, criando campanhas mais direcionadas e interativas. A realização de webinars, eventos online, podcasts não só aumentou a visibilidade do escritório, como também atraiu novos clientes e fortaleceu a marca no mercado jurídico especializado em Direito Digital, Proteção de Dados e novas tecnologias. Foi possível criar fluxos automatizados de contratos, assinatura eletrônica e gestão destes documentos, sem contar a possibilidade de configuração de dashboards e relatórios customizados para acompanhar o desempenho do escritório, incluindo métricas de produtividade, geração de leads e conversão de novos clientes.
Além disso, houve uma redução de custos e aumento de receitas, com a automatização e otimização dos processos, devido à maior eficiência e à capacidade de atender um número maior de clientes e com muito mais qualidade e efetividade. O escritório teve uma melhoria na qualidade dos serviços prestados, onde puderam visualizar, através de KPIs, o aumento da precisão nas entregas dos trabalhos, atendimento mais ágil e personalizado ao cliente, o que resultou em uma alta taxa de satisfação dos clientes e fidelização.
Para o time contencioso buscou-se uma ferramenta específica chamada "Easy Jur", que faz toda a gestão dos processos do escritório. Dentro desta ferramenta a banca buscou uma solução que contempla um método ágil com inteligência artificial, orquestrador de Growth e Growth+, legal design e visual law das peças processuais, automação de documentos, dashboard e legal analytics, com possibilidade de adoção de jurimetria e big data, capturada de dados processuais, com possibilidade de integração entre sistemas, além de permitir controlar, de maneira eficiente e segura, o trâmite dos processos, informações automáticas sobre o atual andamento do processo, antes mesmo de sair no diário oficial, inclusive com reporte automático aos clientes dos referidos andamentos processuais, o que os possibilita estar à frente do tramitar processual e com isso tomar a melhor estratégia, controle de compromissos processuais, prazos e outras tarefas.
Foi criado dentro destas opções de tecnologias, automações e soluções que transforma instrumentos contratuais robustos em instrumentos mais acessíveis, de fácil leitura, que é o emprego de visual law e legal design. Isso tem proporcionado ganhos e efetividade aos clientes, tanto na parte do consultivo contratual como no contencioso.
Na área de Proteção de Dados, foi criado, internamente, um software exclusivo que tem a funcionalidade de mapear todos os dados pessoais que são tratados dentro da companhia dos clientes. Essa ferramenta foi criada com o objetivo de facilitar a identificação dos fluxos de tratamento, gaps e riscos da operação do cliente. Com ele o escritório tem um "Raio X" e uma "fotografia" personalizada onde o cliente pode visualizar toda a sua operação dos fluxos de tratamento de dados. Para cada projeto de adequação que a banca é contratada, emprega-se essa solução aos clientes e com isso se tem uma assertividade e uma efetividade muito grande na prestação do serviço. Essa é uma solução inovadora, pois no mercado se tem ferramentas mais genéricas. No entanto, como o escritório é especializado em Proteção de Dados, sabe-se onde realmente são as dores dos clientes e isso os possibilitou a desenvolver uma tecnologia desenhada especificamente para cada projeto.
Para cada cliente que contrata o escritório, foi criada uma estrutura tecnológica que permite personalizar a operação e os trabalhos, com isso foram tomadas as melhores decisões, trazendo mais satisfação ao cliente e por consequência um atendimento de excelência, com entregas estratégicas e personalizadas. Como se trata de um escritório especializado em tecnologia, o trabalho é desenvolvido de forma personalizada para cada operação e cliente e com o de tecnologia que é buscado de parceiros ou os que é desenvolvido internamente, facilita a entrega de excelência na prestação do serviço, ficando mais factível tomar decisão e a melhor estratégia ao cliente.
Por fim, a integração tecnológica implementada no escritório trouxe uma diferenciação competitiva e está dando a possibilidade do escritório inovar com emprego de alta tecnologia, o que a banca atesta, com toda humildade, que está os diferenciando da concorrência.