DESAFIO
O problema a ser resolvido foi a dificuldade em coletar, padronizar e transformar dados processuais em informações atualizadas e úteis, acessíveis tanto para advogados quanto para clientes. A complexidade de acessar diferentes sistemas do judiciário brasileiro, como eSAJ, PJe, Projudi e EPROC, torna essa tarefa ainda mais desafiadora. O RPA desenvolvido pelo Oliveira e Olivi Advogados Associados, entretanto, vai além dessa automação básica. Ele pode ser utilizado para diversas outras funções, como o encaminhamento automático de e-mails, envio de alertas para clientes em situações específicas e praticamente qualquer tarefa que possa ser automatizada. O objetivo foi aumentar a agilidade e a precisão na coleta e padronização desses dados, preparando o escritório para a era da inteligência artificial, permitindo que os advogados se concentrem nas atividades jurídicas enquanto os robôs e a equipe de Controladoria Jurídica cuidam da gestão de informações.
SOLUÇÃO
Os robôs foram desenvolvidos integralmente pela equipe do escritório e operam na plataforma UiPath, reconhecida pela Gartner como líder mundial em soluções de RPA. Todos os dados coletados são inseridos na plataforma Salesforce por meio de integração via API. Após a inserção, esses dados passam por um processo de higienização e enriquecimento realizado pelo time de Preenchimento de Dados, que faz parte da Controladoria Jurídica do escritório.
O sistema é projetado para operar com filas de execução paralelas, permitindo uma escalabilidade significativa na realização de levantamentos de dados complexos. Todo o fluxo de entrada e tratamento de dados foi desenvolvido detalhadamente, considerando cada tela e campo, com o objetivo de maximizar a eficiência e mitigar erros. Assim, não apenas é feita a coleta de dados, como eles também são tratados e validados com a inteligência humana.
Os dados básicos, que não exigem interpretação, são validados e higienizados pelo próprio robô. Já informações mais complexas, como o assunto do processo e sua causa raiz, são sugeridas pelo robô, mas passam por validação de um especialista. Com essa solução, o escritório conseguiu realizar de maneira prática e eficiente a pesquisa de processos e a coleta de dados processuais em mais de 40 tribunais em todo o Brasil, com planos de expandir para outros tribunais em breve.
Além disso, foram desenvolvidos robôs que coletam:
i) Informações sobre dívidas ativas estaduais e federais de clientes;
ii) Dados contábeis necessários para auxiliar na tomada de decisões em questões tributárias complexas;
iii) Conferência de publicações entre os três sistemas de publicações que o escritório tem contratado;
iv) Atualização monetária;
v) e diversas outras tarefas.
Adicionalmente, o escritório fornece aos seus sistemas a API do Chat GPT, da OpenAI, que é utilizada para gerar resumos de decisões judiciais e até para criar um resumo estruturado de todo o histórico de um processo.
A decisão de desenvolver um sistema próprio, em vez de contratar soluções de terceiros, foi tomada para garantir total controle sobre o que é coletado e onde cada dado é armazenado. Isso permite uma integração perfeita entre o sistema de ERP e CRM com o sistema de RPA do escritório, assegurando ampla flexibilidade, disponibilidade, efetividade e segurança.
Assim, não o escritório não fica dependente de outras empresas para priorizar o que é crucial para a banca: hoje, o Oliveira e Olivi Advogados Associados tem a expertise necessária para enfrentar qualquer desafio relacionado à RPA. Para assegurar controle total dos dados, foi desenvolvido um banco de dados interno, alimentado pelos robôs a cada interação. Dessa forma, é possível ter um controle completo da execução de todas as atividades, incluindo o tempo que cada robô leva para realizar cada tarefa. Além disso, a banca conta com um monitoramento detalhado e em tempo real de possíveis erros, que podem ocorrer, por exemplo, em casos de indisponibilidade de acesso ao site de algum tribunal.
RESULTADO
A quantidade de tempo economizado com a utilização dos robôs é inestimável - sem eles, seria completamente inviável realizar as tarefas mencionadas acima. Contudo, o objetivo principal é garantir que os dados estejam sempre completos e atualizados, permitindo que os advogados atendam seus clientes de maneira confiável e dinâmica.
Todos os dados coletados e tratados estão disponíveis para emissão de relatórios ou análise em um BI integrado ao Salesforce. A seguir, o escritório apresenta alguns números relevantes deste ano:
• Foram realizadas pesquisas diárias em mais de 600 CNPJs, em mais de 40 tribunais, para identificar a distribuição de novas ações;
• O escritório monitorou diariamente mais de 5.000 processos em busca de novos andamentos;
• Houve a atualização mensal da monetização de toda a sua base processual;
• Foram mantidas as informações sobre dívidas ativas federais e estaduais de mais de 200 clientes atualizadas;
• Desde fevereiro deste ano, com uma equipe enxuta, o escritório já coletou e higienizou mais de 17.000 processos;
• Foram verificadas diariamente publicações coletadas de três sistemas diferentes, evitando a inserção de publicações duplicadas no Salesforce, mas mantendo a redundância necessária para garantir que nada passe despercebido.
Sem a utilização dos robôs, tudo isso seria praticamente inviável, pois exigiria a contratação e o treinamento de uma equipe muito grande para realizar tarefas altamente repetitivas.
Além disso, ter dados estruturados e padronizados permite ao escritório aplicar camadas de inteligência artificial que realmente funcionam, uma vez que o sucesso de qualquer IA depende de dados consistentes e organizados.
O escritório está extremamente satisfeito com os resultados alcançados até agora e confiantes de que essa iniciativa os colocará na vanguarda da inovação. Porém, mais importante do que o que já foi realizado, é o fato da banca ter construído uma equipe dedicada e com a expertise necessária para enfrentar novos desafios - que certamente surgirão!