DESAFIO
A crescente demanda por gestão eficiente em carteiras de litígios de volume colocou na rotina dos escritórios e departamentos jurídicos os softwares de gestão de processos e documentos como uma realidade indispensável. Embora o Abi-Ackel Advogados tenha, ao longo dos últimos anos, investido em controle, padronização e automação no software para gestão dos processos, o recebimento de novos entrantes, até que fosse cadastrada uma pasta no sistema, era um gargalo. Afinal, se o processo não reflete uma pasta no sistema do escritório, não há registro de intimações, protocolos, disparos de prazos em workflow, registro de documentos, controle de tarefas pendentes, além do impacto em relatórios gerenciais.
Com portifólio extenso e atuação para grandes grupos empresariais no contencioso de volume, não há um padrão no fluxo de recebimento dos processos tendo em vista que cada cliente possui um fluxo de interface com os escritórios transitando de alertas automáticos via sistema ou e-mail, disparados não padronizados em e-mails, filtros de novas entradas no sistema do cliente ou listas liberadas em padrões individualizados.
Portanto, havia um risco administrado nas entradas de novos processos com controle pulverizado nos times e fluxos diferentes para cada cliente/área.
No projeto, o objetivo principal era a eliminação do risco mediante concentração e padronização do fluxo de recebimento dos novos patrocínios na Controladoria com aplicação de automação para redução do SLA de cadastro da pasta padronizado e integrado com os dados de capa fornecidos pelos Tribunais.
SOLUÇÃO
Nesse projeto, foi necessário criar um novo setor denominado NI-PASTAS e alocado na Controladoria (1) do escritório para concentrar as informações, tratar as diferenças de fluxos dos clientes e padronizar o controle e cadastro das pastas. A tecnologia foi o ponto principal para o sucesso do Projeto ao agregar segurança e agilidade às entregas.
Além da criação de uma nova equipe formada por advogados e estagiários, o Abi-Ackel Advogados contou com a parceria da TWT para o desenvolvimento de um RPA integrado ao ADVWin+ (2), software usado pelo escritório para gestão dos processos, documentos e gestão financeira.
São disparados e-mails, via regra padrão ou após validação da equipe, contendo o número do processo no padrão CNJ e indicação do setor responsável. Automaticamente, em questão de segundos, este RPA transfere cada processo para um painel de controle no software ADVWin+.
Dando sequência ao fluxo, o Abi-Ackel e a TWT trabalharam na melhoria do painel de integração do ADVWin+ e sistemas dos Tribunais do país (3).
Assim, as pastas são criadas em lote após captação dos dados de capa e andamentos listados pelos Tribunais. Com isso, a equipe NI-PASTAS faz apenas a tradução dos andamentos em movimentações dentro do sistema para disparos, via regras de workflow previamente definidas, dos prazos pendentes para equipe responsável atuar.
O próximo passo, já em andamento, envolve a aplicação de Inteligência Artificial para automatizar a tradução dos andamentos processuais captados no Tribunal e registrar as movimentações disparando os prazos pendentes com assertividade esperada.
RESULTADO
A alocação da demanda na Controladoria e a aplicação da tecnologia, diretamente, melhorou o fluxo operacional no que diz respeito ao:
1 Controle novos patrocínios
2 Fixação de SLA padrão
3 Padronização no cadastro das pastas
4 Automação no cadastro de campos padronizados das pastas
5 Integração com sistemas dos Tribunais para conciliação de dados de capa de processo 6Integração com sistemas dos Tribunais para registro dos andamentos processuais 7Gestão de evolução de base - indicadores relevantes customizados para cada área/cliente
Após a implantação do projeto, a otimização alcançou uma redução de 70% no tempo, mitigou o risco de algum processo não ser cadastrado no sistema a tempo e modo, além de garantir assertividade do cadastro integrado aos dados oficiais dos tribunais.
Ainda, a concentração e padronização do recebimento dos patrocínios, possibilitou o avanço da parametrização das informações e gestão da evolução da base com indicadores importantes, como a contenção de advogados ofensores, alteração de volumetria por objeto ou localidade, variação de causa raiz, entre outros.