DESAFIO
No mundo jurídico, a eficiência no gerenciamento do tempo é um diferencial competitivo essencial. As equipes jurídicas na grande maioria dos escritórios lidam diariamente com prazos apertados, demandas complexas e um grande volume de informações para processar. Otimizar processos e gerenciar o tempo de forma eficaz é crucial para garantir a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.
Neste contexto, o Rocha e Barcellos Advogados enfrentava um grande desafio na área trabalhista: o processamento manual dos cartões ponto enviados pelos clientes, que tinham suas ações trabalhistas patrocinadas pelo escritório. Essa tarefa consumia dias de trabalho da equipe trabalhista, além de ser propensa a erros humanos. O processo, além de demorado, afetava a produtividade e a eficiência da equipe, gerando retrabalhos frequentes.
Diante desse cenário, era preciso encontrar uma solução para automatizar essa tarefa, reduzindo o tempo gasto e melhorando a precisão das análises dos cartões ponto. Assim, o objetivo deste projeto era buscar soluções capazes de realizar a tarefa de forma rápida e precisa, eliminando a necessidade de intervenção manual e, assim, liberar a equipe para se concentrar em atividades de maior valor agregado.
SOLUÇÃO
Para resolver o problema da análise manual dos cartões ponto de seus clientes, inicialmente o escritório pesquisou soluções prontas no mercado. No entanto, não achou uma solução de prateleira que atendesse completamente suas necessidades específicas.
Com base nessa limitação de mercado, o escritório buscou uma solução personalizada em parceria com a ATS (Automação, Tecnologia e Serviços Ltda). O objetivo era criar um robô que pudesse ler cartões em formato PDF e inserir automaticamente os dados em sistema específico que fosse de fácil acesso ao escritório.
A fase de desenvolvimento do projeto incluiu uma análise detalhada das necessidades do escritório e a identificação dos pontos críticos do processo manual. Para garantir que a solução atendesse todas as necessidades levantadas, o escritório trabalhou ativamente com a ATS, fornecendo informações e subsídios como:
Modelos de cartão ponto: o escritório compartilhou todos os tipos de folhas de ponto que tinham acesso, já que seus clientes utilizavam diferentes sistemas e plataformas com diversos formatos de documentos.
Verificações de Melhorias: realização de testes para ter a certeza de que o robô conseguiria fazer a leitura e análise com precisão dos diversos formatos e variações dos cartões ponto. Ajustes contínuos foram realizados para assegurar que o robô pudesse operar de maneira confiável em todos os cenários possíveis.
Conexão com o sistema Debit: a implementação incluiu a integração do RPA ao sistema Debit, garantindo que os dados analisados e os resultados levantados fossem facilmente acessados pelo escritório.
Esse trabalho colaborativo foi essencial para desenhar uma solução que não só automatizasse a leitura, mas também garantisse a precisão dos dados e uma integração eficiente com o sistema existente.
RESULTADO
A automação da leitura dos cartões ponto trouxe grandes melhorias para o escritório. Anteriormente, a análise manual dos dados dos cartões ponto poderia levar dias para ser concluída, mas com a nova solução, essa tarefa atualmente pode ser realizada em até uma hora, reduzindo significativamente a necessidade de retrabalhos.
Portanto, o tempo de realização dessa tarefa diminuiu consideravelmente, permitindo que a equipe se dedique às tarefas mais importantes e estratégicas do escritório. O número de erros e necessidade de retrabalhos diminuíram significativamente.
Além disso, a integração ao sistema Debit facilitou o acompanhamento e a gestão das informações, permitindo que o escritório atendesse de forma mais rápida e eficiente às demandas trabalhistas dos clientes.
Essa automação não só melhorou a operação interna, mas também aumentou a qualidade e a agilidade dos serviços prestados, fortalecendo a reputação do escritório como um exemplo de inovação e eficiência no mundo jurídico.