DESAFIO
O principal desafio da Bayer era reduzir o tempo do processo de confecção de contratos no departamento jurídico, melhorar a percepção dos clientes internos, que frequentemente relatavam lentidão, e diminuir as dúvidas recorrentes sobre o processo de assinaturas eletrônicas de contratos.
SOLUÇÃO
Foram adotadas diversas soluções integradas:
1 - Criação de dashboards e gráficos no Power BI com dados extraídos do sistema global de contratos (CLMS)- para monitoramento do processo;
2 - Implementação de um sistema de tickets eletrônicos via Service Now, permitindo mensurar e categorizar dúvidas frequentemente;
3 - Uso de minutas padrão através de nosso sistema de gestão de contratos, dispensam análise jurídica prévia;
4 - Alteração do fluxo de assinaturas, permitindo que o próprio requisitante envie e gerencie o contrato sem a necessidade de intervenção do departamento jurídico;
5 - Eliminação da exigência de testemunhas com base na Lei 14.620/2023;
6 - Automação do processo de transferência de contratos ao repositório digital: usando um robô feito através de uma programação usando a linguagem Python, que transfere contratos para o repositório do sistema sem a necessidade de intervenção manual;
7 - Criação de um sistema de busca de contratos através do Power B.I. onde os requisitantes podem buscar seus contratos de forma intuitiva sem a necessidade de ajuda do departamento jurídico;
8 - Criação de um formulário de satisfação on-line enviado aos requisitantes ao final de cada ticket.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação ocorreu por meio de:
1 - A integração de ferramentas tecnológicas (Power B.I., Power Automate, CLMS, Service Now e Pyhton);
2 - Alinhamento com o time de T.I. global para ajustes no fluxo de assinaturas;
3 - Desenvolvimento de automações em Pyhton e Power Automate para eliminar tarefas manuais;
4 - Criação de minutas jurídicas padronizadas no sistema; 5 - Coleta de feedback dos usuários via formulário de satisfação e tickets.
RESULTADO
Os resultados foram expressivos:
1 - Redução do tempo médio de assinaturas de contratos de 9 dias (2024) para 6 dias (2025), no período de janeiro a junho.
2 - Redução do tempo de resposta dos tickets de 3 dias (2023) para 1 dia em 2024 e mantendo o tempo em 2025.
3 - Queda de 79% nas dúvidas relacionadas a assinaturas de contratos de 2023 a 2024.
4 - Redução de 42% nos tickets sobre busca de contratos.
5 - Economia de 64 horas e 20 minutos com a automação do envio ao repositório de 965 contratos entre janeiro e junho de 2025 e
6 - Alta satisfação dos clientes internos com nota média de 4,88 de 5, NPS de 91 e feedbacks com palavras como "agilidade", "parceira" e "atendimento eficiente".