DESAFIO
No contexto do Mesquita Ortiz Advogados, um escritório com atuação ativa e intensa no contencioso trabalhista, a análise das atas de audiências é uma etapa indispensável da rotina jurídica, que demanda atenção constante, leitura minuciosa e empenho de tempo significativo de parte da equipe.
O elevado volume semanal de audiências torna esse fluxo desafiador, especialmente quando somado à necessidade de comunicar aos clientes, de forma clara e tempestiva, quanto aos desdobramentos de cada audiência e eventuais prazos a serem cumpridos pelo cliente e/ou pelo escritório.
Antes da adoção da inteligência artificial, todo esse processo era realizado manualmente por dois membros da equipe, que se dedicavam à leitura de cada uma das atas. Além do tempo significativo investido nessa atividade, o método manual expunha o escritório a falhas humanas que muitas vezes são inevitáveis. Além disso, a comunicação com o cliente após a audiência, feita por meio de e-mails elaborados manual e individualmente, também exigia tempo e atenção significativos.
Diante desse cenário, o grande desafio foi encontrar uma solução que unisse rapidez, eficiência e precisão, permitindo a extração automatizada e segura das informações presentes nas atas, como designações de novas audiências, agendamento de perícias, fixação de prazos, além da comunicação pós-audiência com os clientes.
SOLUÇÃO
A solução proposta foi a criação de um assistente jurídico de inteligência artificial, desenvolvido com a tecnologia dos assistentes do ChatGPT, voltado especificamente à leitura técnica e estratégica de atas de audiência trabalhista.
Com prompt adaptado à linguagem processual, o assistente passou a identificar, com rapidez e precisão, todos os prazos e agendamentos apontados em ata, transformando um processo repetitivo em uma tarefa ágil, precisa e extremamente eficiente.
A título de exemplo, sempre que na ata de audiência consta a designação de uma nova audiência, o assistente é capaz de indicar a data e o horário, o tipo de audiência (se inicial, una, instrução ou conciliação), a forma de sua realização (presencial ou telepresencial), o local com endereço físico completo ou link da sala virtual.
O assistente lista todos os prazos designados naquela ata, indicando quais os dias inseriu na contagem, eventuais feriados ou suspensões consideradas, conforme os calendários dos tribunais do trabalho, que foram inseridos na base de conhecimento do assistente.
Na hipótese de a ata indicar a realização de perícia, o assistente identifica o tipo - se técnica, médica ou ambiental -, o nome e e-mail do perito judicial nomeado (se disponível), a data, horário e local da perícia, os documentos exigidos, além de verificar se houve fixação de honorários, apontando o valor e a forma de pagamento, inclusive listando dados bancários quando o pagamento for direto ao perito judicial.
Um diferencial importante da solução foi a incorporação da geração automatizada da minuta de e-mail a ser enviada ao cliente. Com base na ata analisada, o assistente redige um e-mail claro e objetivo, relatando o que ocorreu na audiência, quais prazos foram fixados pelo juízo, e quais providências devem ser adotadas a partir disso. Quando aplicável, o próprio e-mail já sinaliza os documentos que deverão ser solicitados ao cliente para cumprimento das determinações judiciais, agilizando o fluxo de comunicação e antecipando demandas.
Com esse conjunto de funcionalidades, o assistente se consolidou como um verdadeiro apoio estratégico à equipe jurídica, contribuindo diretamente para a agilidade, a padronização e a segurança no controle dos desdobramentos processuais, além de fortalecer a qualidade da comunicação com o cliente e permitir que o time concentre seu tempo e expertise nas etapas mais técnicas e decisivas do processo.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação do projeto ocorreu de forma gradual e estratégica, respeitando a realidade operacional do escritório e priorizando a integração da nova tecnologia à rotina já existente.
O primeiro passo foi mapear as principais necessidades da equipe no tratamento das atas de audiência, identificando os pontos críticos mais recorrentes. A partir desse diagnóstico, foram criadas instruções específicas e padronizadas para o modelo de inteligência artificial, com base na linguagem processual trabalhista e nas particularidades dos documentos analisadas diariamente.
Em seguida, o assistente passou por uma fase de testes internos utilizando atas reais de audiências. Nessa etapa, os resultados extraídos pela IA eram comparados manualmente com a leitura da equipe, permitindo ajustes finos na forma de análise, interpretação e extração de dados. Essa fase foi essencial para garantir confiabilidade e precisão, já que qualquer erro, omissão ou interpretação incorreta eram prontamente corrigidos no prompt.
Com a validação dos primeiros testes, o assistente foi incorporado progressivamente ao fluxo de trabalho: primeiro como apoio complementar à conferência manual e, em seguida, como ferramenta de triagem inicial e levantamento automatizado das informações mais relevantes das atas.
A equipe jurídica foi orientada sobre o uso da ferramenta e passou a atuar de forma integrada à tecnologia, realizando conferências pontuais, ajustes e validações, quando necessário, sempre com um ganho significativo de tempo e segurança. Além disso, o assistente facilitou a comunicação interna entre os setores e melhorou a comunicação com o cliente.
Ao longo do processo, também foi observado um fortalecimento da cultura de inovação dentro da equipe, que passou a enxergar a IA como uma aliada na otimização do trabalho, na redução de erros e no aumento da eficiência operacional.
RESULTADO
O projeto gerou resultados concretos e altamente positivos para o escritório. A automatização da leitura das atas de audiências otimizou significativamente o tempo da equipe, permitindo que o foco fosse direcionado para atividades mais analíticas e estratégicas. O assistente passou a realizar em segundos o que antes demandava atenção prolongada, com alto grau de precisão e padronização na identificação dos eventos processuais.
A funcionalidade de geração automática das minutas de e-mail para os clientes trouxe um avanço expressivo na qualidade e agilidade da comunicação. Os retornos passaram a ser enviados de forma mais rápida, com linguagem padronizada, clara e estruturada, aumentando a confiança e a percepção de valor por parte dos clientes.
Do ponto de vista interno, a equipe passou a contar com um fluxo de trabalho mais fluido, seguro e colaborativo. A comunicação entre os setores ficou mais alinhada, os prazos mais bem monitorados e o controle de obrigações processuais mais eficiente.
O projeto também reforçou a cultura de inovação no escritório, demonstrando que a tecnologia, quando bem aplicada, não substitui o profissional jurídico, mas potencializa sua atuação e contribui para a excelência da entrega.
Com isso, o assistente de inteligência artificial deixou de ser apenas uma ferramenta pontual e passou a integrar o modelo de trabalho do escritório, promovendo eficiência, confiança, inovação e reforçando o nosso compromisso com a modernização da prática jurídica.