DESAFIO
O principal desafio que a Imerys S.A enfrentava era o uso de uma ferramenta obsoleta para arquivo e aprovação de contratos em escala global, sem contar o uso de várias ferramentas para fins de arquivo, geração de documentos e a ausência da centralização de solicitação de contratos em escala global. Isso resultava em:
Ineficiências Operacionais e Atrasos: O processo manual e descentralizado levava a demoras significativas na criação, revisão e aprovação de contratos. Cada solicitação ou ajuste se tornava um gargalo, impactando a agilidade nas negociações e na conclusão de negócios.
Falta de Padronização e Erros: A utilização de múltiplas ferramentas e a ausência de um repositório centralizado aumentavam a probabilidade de inconsistências nos documentos, erros humanos na inserção de dados e a dificuldade em manter versões atualizadas dos contratos. Isso gerava riscos legais e financeiros para a empresa.
Visibilidade Limitada e Falta de Controle: A gestão pulverizada dos contratos impedia uma visão clara e abrangente do ciclo de vida de cada documento. Não era possível rastrear o status das aprovações e ter um controle efetivo sobre o fluxo de trabalho. Além disso, existia a dificuldade em monitorar cláusulas, prazos e a aplicação de cláusulas standard da empresa em um grande volume de contratos, bem como não era possível extrair insights valiosos dos dados contratuais para apoiar decisões estratégicas e identificar tendências.
Experiência do Usuário Prejudicada: Colaboradores em diferentes regiões enfrentavam dificuldade e frustração ao lidar com processos complexos e ferramentas desatualizadas para gerenciar contratos, impactando a produtividade e a satisfação interna.
Custos Elevados: A manutenção de múltiplas ferramentas obsoletas gerava despesas desnecessárias.
A melhoria desejada era implementar uma solução tecnológica que centralizasse e automatizasse a gestão de contratos, transformando-a de um processo reativo em uma ferramenta estratégica e proativa.
SOLUÇÃO
A solução encontrada foi a implementação global do sistema de contratos Luminance, uma plataforma de Inteligência Artificial e de Gestão de ciclo de vida completo do Contrato aplicada aos serviços jurídicos. Luminance foi escolhida por sua capacidade de:
Realizar análise e revisão automática de contratos.
Identificar rapidamente cláusulas chave, anomalias e riscos.
Gerenciar o ciclo de vida completo do contrato (CLM - Contract Lifecycle Management).
Oferecer uma visão unificada e em tempo real do portfólio de contratos.
Possibilitar o acesso de todos os business user ao sistema de contratos do jurídico.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação do Luminancefoi um projeto estratégico e multifacetado, envolvendo diferente super key users de cada região (North America, South America, EMEA, APAC), com as seguintes etapas:
Planejamento e Teste: Inicialmente, foi realizado um planejamento detalhado, definindo escopo, objetivos e métricas de sucesso. Uma plataforma teste foi liberada para cada região validar a eficácia da ferramenta e coletar feedback.
Treinamento e Capacitação: Equipes jurídicas em todas as regiões foram extensivamente treinadas no uso do Luminance, garantindo a adoção e o aproveitamento máximo da plataforma.
Integração de Dados: Foi realizada a migração e integração de contratos existentes para o sistema Luminance, garantindo que todo o acervo contratual estivesse acessível e analisável pela IA.
Customização e Configuração: O sistema foi configurado e customizado para alinhar-se às necessidades específicas da empresa e às particularidades das diferentes jurisdições e tipos de contratos. Isso incluiu a criação de formulários distintos para a coleta de informações básicas essenciais à revisão e elaboração contratual.
Rollout Global: A implementação foi escalonada globalmente, com acompanhamento contínuo e suporte para garantir uma transição suave e eficaz em todas as operações.
Gestão da Mudança: Foi fundamental uma forte gestão da mudança, comunicando os benefícios, abordando preocupações e incentivando a colaboração entre as equipes.
Acompanhamento semanal : O grupo de super key user e os projects managers se reúnem semanalmente para trazer pontos de melhoria e ajustes no sistema, uma vez que o go live aconteceu há 7 meses.
RESULTADO
A implementação do Luminanceno início de 2025 já demonstrou resultados significativos. Inicialmente na geração automática de NDAs, que representam um volume substancial de solicitações ao departamento jurídico, a plataforma rapidamente otimizou esse processo.
Observou-se uma redução notável no tempo de revisão e negociação de contratos. Com a criação de formulários com os questionamentos básicos de um contrato e a implementação de 16 templates contratuais globalmente, acelerou tanto a redação inicial quanto a revisão, resultando em maior eficiência da equipe jurídica.
Mesmo com poucos meses de operação, os advogados reportam melhorias concretas na rotina de trabalho, beneficiando-se de uma base consolidada para consulta e registro de atividades. Isso se traduz em uma redução de horas operacionais, liberando os profissionais para se dedicarem a tarefas de maior valor estratégico.
Adicionalmente, o repositório ativo e acessível aos business userspermite a consulta autônoma de contratos já assinados, eliminando a necessidade de intermediação jurídica em demandas administrativas.
A ferramenta está em fase de familiarização e expansão de uso pela equipe jurídica e esperavam alcançar resultados ainda mais expressivos, incluindo:
Mitigação de Riscos: A IA do Luminance permite a identificação proativa de riscos contratuais, cláusulas desfavoráveis e inconsistências, resultando em uma maior conformidade e menor exposição a litígios.
Aumento da Eficiência e Produtividade: A automação de tarefas repetitivas e a centralização da gestão de contratos aumentaram significativamente a produtividade das equipes jurídicas e de negócios.
Tomada de Decisão Baseada em Dados: Com a capacidade de analisar grandes volumes de dados contratuais, o escritório passou a ter insights estratégicos sobre seu portfólio, permitindo decisões mais informadas e baseadas em evidências.
Padronização e Consistência: A plataforma garante maior padronização na elaboração e gestão de contratos em todas as operações globais, promovendo consistência e governança.