DESAFIO
O Goulart Colepicolo lida com grandes quantidades de contratos diariamente, principalmente considerando o forte nicho de clientes, os shoppings centers, os quais demandam contratos de locação, prestação de serviços, confissão de dívida, entre outros. Os shoppings costumam estabelecer padrões contratuais para suas relações operacionais e comerciais com os lojistas, o que faz sentido devido ao grande número de lojas, sendo inviável adotar um modelo diferente de documento em cada relação estabelecida. O GCA desenvolve minutas contratuais individualizadas para cada cliente, observando as particularidades de cada caso, mas buscando padrões que os shoppings possam utilizar nas relações com fornecedores e clientes.
Dessa forma, a equipe de contratos recebe grande carga de demandas semelhantes. Por exemplo, diversos contratos de locação de espaço em um curto espaço de tempo, todos em formato parecido. Trata-se de uma demanda de baixa complexidade, um trabalho quase "fordista", mas que exigia tempo dos advogados para preencher e conferir diversas informações que precisam ser inseridas corretamente no documento. Esse trabalho não tomava tempo apenas da equipe, mas resultava em aumento do tempo de espera dos clientes, que anseiam sempre por retornos rápidos, dado o grande número de contratos celebrados constantemente.
SOLUÇÃO
Diante do cenário descrito, o Goulart Colepicolo Advogados buscou na inovação e tecnologia uma forma de otimizar o tempo de entrega das demandas, aumentando a satisfação dos clientes e poupando os advogados da execução de trabalhos maçantes e de baixa complexidade.
Para conduzir o projeto, o GCA firmou parceria com uma empresa de tecnologia voltada para a automatização de documentos, que utiliza um software de referência global para a estruturação dos contratos automatizados, entre outros recursos capazes de beneficiar os clientes do escritório.
Pela plataforma, o cliente pode solicitar a elaboração do contrato, preencher um breve questionário com detalhes da solicitação e enviar para os profissionais do GCA elaborarem. Recebido o pedido, com poucos cliques e por meio da automatização, os advogados são capazes de concluir o documento e disponibilizar a visualização dentro do site. A automatização permite que o cliente receba o arquivo sem erros humanos, devido à padronização estruturada. O arquivo também pode ser modificado e ajustado conforme as particularidades de cada caso, adequando-se às solicitações feitas pelo cliente e por terceiros, as quais ficam registradas no documento, para verificação das mudanças.
Ainda se pode fixar alertas de prazos, como términos contratuais, datas de cobrança, entre outros acordos estabelecidos nos documentos, sendo possível até mesmo assinar os arquivos dentro da plataforma. Logo, esse recurso atende aos clientes como uma verdadeira forma de gestão dos contratos operacionais e comerciais.
Outra vantagem interessante é o salvamento dos arquivos em nuvem, sendo ilimitado o espaço oferecido no software, o que assegura o armazenamento e guarda dos arquivos. Vale ressaltar que o software adotado possui certificado ISO 27001, padrão de segurança reconhecido internacionalmente, sendo fator primordial para a escolha do GCA ao firmar a parceria.
RESULTADO
Visando aferir o funcionamento da inovação implementada, o escritório registrou o tempo gasto desde a solicitação de documentos operacionais e comerciais pelos clientes até a efetiva entrega do contrato finalizado, fazendo um comparativo entre o tempo gasto antes e depois da utilização do software.
Concluiu-se que, antes da introdução da inovação, firmávamos SLA (Service Level Agreement) de três dias para documentos operacionais e dois dias para documentos comerciais. Posteriormente à introdução do recurso tecnológico, o tempo de elaboração dos documentos reduziu e passamos o SLA para dois e um dia, respectivamente.
O projeto foi considerado um sucesso internamente e externamente, aumentando a satisfação dos advogados com seu próprio trabalho e, consequentemente, satisfazendo os clientes, que passaram a receber suas solicitações com um dia de antecedência.