Em um mundo em constante evolução tecnológica, a automação e a inteligência artificial (IA) têm desempenhado um papel fundamental em diversas áreas, e na jurídica não é diferente. A promessa de otimização de tarefas, mais produtividade e redução de erros tem levado muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos a adotar soluções tecnológicas avançadas. No entanto, em meio a esse entusiasmo pela inovação, é fundamental lembrar que: quando se trata de eficiência operacional, o processo é mais valioso do que a própria tecnologia.
Sem dúvidas, o advento das tecnologias, especialmente a IA, trouxe uma série de benefícios ao setor jurídico. Com acesso direto a esta tecnologia de IA generativa, conseguimos gerar valor nas entregas jurídicas em todas as frentes da empresa, como contencioso, contratos e consultivo, automatizando tarefas, acelerando análises de documentos e permitindo aos advogados que atuem com mais agilidade, assertividade, qualidade e focados nos resultados estratégicos dos clientes.
No entanto, a simples implementação de tecnologia não garante automaticamente uma operação jurídica eficiente, afinal, tecnologia é o meio e não o fim. É o processo em torno dessa tecnologia que determina seu verdadeiro valor. É importante entender, então, que a tecnologia alinhada com o um fluxo bem estruturado é uma ferramenta poderosa, atuando com o objetivo de potencializar este fluxo. Em suma, a automação de tarefas jurídicas e a análise de dados podem proporcionar um ganho significativo de eficiência, mas apenas quando são implementadas em conjunto com processos sólidos e bem definidos.
Os fluxos operacionais são os alicerces sobre os quais as operações jurídicas são construídas. Eles envolvem a definição de fluxos de trabalho, atribuição de tarefas, documentação adequada e garantia de conformidade com o propósito e objetivo da empresa. Os processos eficientes permitem que as organizações lidem com casos de forma consistente e garantam que todas as etapas necessárias sejam cumpridas.
Mesmo com a automação e a IA, os fluxos operacionais ainda são cruciais para garantir a qualidade e a confiabilidade das operações jurídicas. A automação pode potencializar a execução de tarefas, mas, sem processos bem estruturados, há risco de que informações essenciais sejam negligenciadas ou mal interpretadas. Para ter uma ideia, uma das atividades essenciais que está sendo apoiada por esta tecnologia, que é a leitura, resumo e extração de informações estratégicas de novos processos podem demandar dezenas e até centenas de horas de trabalho para ser concluída. Agora, existe a expectativa de economizar centenas de horas mensais desses advogados que podem, então, desempenhar tarefas mais estratégicas, aumentando a eficiência operacional do escritório. A nossa experiência com a tecnologia, de fato, é de que ela garantiu mais agilidade, segurança e estratégia às tarefas. Mas isso só foi possível porque os nossos processos já estão muito bem implementados e já caminham com eficiência há pelo menos uma década.
O ponto central desta reflexão é sobre eficiência, assertividade e qualidade, permitindo que nossos advogados atuem com visão estratégica para entregar aos clientes insights e informações estruturadas que façam sentido aos negócios deles. Por isso, o verdadeiro segredo para o sucesso nas operações jurídicas está na integração harmoniosa entre pessoas, processos e tecnologia, e aqui compartilho algumas maneiras de alcançar essa integração:
Fluxo estruturado: Antes de iniciar qualquer discussão acerca da utilização ou implementação de tecnologia, é importante ter o Fluxo bem estruturado e desenhado, servindo, inclusive, para Gestão do Conhecimento.
Avaliação de necessidades: Antes de implementar qualquer tecnologia é essencial avaliar as necessidades específicas da companhia. Compreender os processos existentes e identificar os pontos de ineficiência é o primeiro passo para determinar como a tecnologia pode ser aplicada de maneira eficaz.
Treinamento adequado: A tecnologia é tão boa quanto as pessoas que a utilizam. Proporcionar treinamento adequado aos membros da equipe é crucial para garantir que eles saibam como usar as ferramentas tecnológicas de forma eficaz e alinhadas aos processos estabelecidos. É preciso que os colaboradores tenham conhecimento do propósito e contexto da implementação da tecnologia.
Monitoramento e aprimoramento contínuo: A implementação de tecnologia e processos não é um projeto único, mas sim um esforço contínuo. É importante monitorar constantemente o desempenho, identificar áreas que precisam de melhorias e ajustar os processos e a tecnologia conforme necessário.
Respeito à ética e à privacidade: No campo jurídico, a ética e a privacidade são especialmente importantes. As organizações devem garantir que a tecnologia seja usada de maneira ética e esteja em conformidade com regulamentações de proteção de dados.
Embora a tecnologia, incluindo a IA, tenha papel vital na otimização das operações jurídicas, os fluxos operacionais ainda são o alicerce do sucesso e garantem que as mentes dedicadas a todo esse trabalho sejam mais analíticas. A tecnologia só se torna verdadeiramente valiosa quando é integrada de forma eficaz aos processos organizacionais. Portanto, o desafio não é escolher entre tecnologia ou processo, mas sim reconhecer que ambos desempenham papéis igualmente importantes no aprimoramento da eficiência operacional no campo jurídico. A harmonia entre tecnologia e processo é o caminho para alcançar o sucesso sustentável nas operações legais.
Faz-se importante, ainda, observar que o processo não é apenas um conjunto de procedimentos burocráticos, mas sim uma parte essencial da estratégia geral de uma empresa. Ele é o alicerce sobre o qual a tecnologia pode ser construída para fornecer resultados reais e mensuráveis.
Um erro comum em nosso mercado é interpretar a implementação da tecnologia como uma substituta dos profissionais, contudo, trata-se apenas de uma ferramenta poderosa para apoiá-los em seu trabalho. Quando os processos são bem projetados e a tecnologia é usada de maneira eficaz para apoiar esses processos, é possível alcançar eficiência operacional notável, obtendo grandes resultados para os negócios e garantindo o papel analítico e de parceiro de negócios.
Finalmente, enquanto a tecnologia desempenha papel importante na otimização das operações jurídicas, é o processo que dita o sucesso ou o fracasso dessa otimização. O investimento em melhorias de processos, alinhamento estratégico e treinamento adequado é fundamental para garantir que a tecnologia seja uma ferramenta eficaz na busca pela eficiência operacional em nosso segmento. Quando bem combinados, a equação profissional qualificada + processo + tecnologia podem levar a resultados excepcionais e sustentáveis para as empresas.
Gustavo Maganha é gestor de Tecnologia e Inovação do PG Advogados e coautor do livro "Criatividade é comportamento... Inovação é processo", da editora Saraiva. Especialista em Inteligência Artificial, Dados e Tecnologias Emergentes pela IBM.
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