Uma necessidade urgente dos escritórios de advocacia para corresponder às expectativas das empresas sob a ótica de análise de dados, e de forma cada vez mais precisa para auxiliar na hora de tomada de decisão, refletiu um fenômeno importante em nosso setor na última década: a criação de uma área robusta, responsável pelo conjunto de processos de negócios, atividades e profissionais que permitem que os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia atendam seus clientes de maneira mais eficaz, aplicando práticas comerciais e técnicas à prestação de serviços jurídicos ¹.
Eu estou falando da Legal Ops ou, em outras palavras, Legal Operations (Operações Legais), área que tem sido cada vez mais considerada fundamental para a inovação do setor jurídico devido ao seu perfil estratégico para empresas de pequeno, moderado, médio ou grande porte.
O Legal Ops engloba todos os setores de um escritório de advocacia, alinhando recursos de tecnologia e gestão, com o intuito primário de tornar as atividades administrativas-jurídicas mais ágeis e eficientes. Ao advogado, a área permite focar em atividades estritamente jurídicas e no relacionamento com os clientes; já às empresas, auxilia de maneira contundente na tomada de decisão.
O profissional responsável deve estar apto a transitar por todas as áreas de uma empresa ou escritório para garantir a otimização de processos tão esperada. Entretanto, precisamos entender que nem tudo é aplicado para a realidade de todos. E aqui entre o gap da questão.
O mercado criou o Legal Ops sem uma (antiga) controladoria bem estruturada. Para que a área dê certo é preciso que três frentes estejam estreitamente alinhadas: Pessoas, Processos e Tecnologia.
1) Pessoas - assumem papel de otimizadoras, atuando para a garantia de processos dentro do cronograma, foco na fase de execução e, assim, gestão de processos inteligentemente automatizados; 2) Processos - aceleram o trabalho, com estruturação operacional tática, suporte aos departamentos e foco em atividades internas e melhorias; 3) Tecnologia - vem como a parte "desbravadora", ou seja, foca em temas estratégicos, suporta a liderança com dados e mecanismos precisos e gera insights que reverberam na tomada de decisão.
Porém, essa realidade está longe do cenário nacional. A maioria das áreas ainda está em fase de transição entre Controladoria e Legal Ops. Como controladoria jurídica, entende-se a gestão de um escritório fundamentado por métodos atualizados que contribuam para uma organização eficiente de atividades. Além disso, deve ter como objetivo melhores resultados e identificação de gargalos das operações internas do escritório. Isso é importante para a gestão dos assuntos próprios dos escritórios, bem como para os clientes que gere.
A controladoria sofreu importantes impactos em razão da pandemia, que acelerou a implementação de tecnologia para gestão de prazos e processos. Muitos escritórios tiveram que se adaptar, mas adaptação não é o mesmo que planejamento.
Para considerar uma Controladoria Jurídica bem feita, precisamos pensar além da aquisição de softwares e digitalização do trabalho jurídico, mas, sim, no controle e tratamento de dados, a utilização de ferramentas digitais e a automação de tarefas que efetivamente otimiza o trabalho dos advogados.
Ainda estamos em fase de transição neste sentido e por isso defendo que, antes de implementar um Legal Ops, a controladoria deve estar bem fundamentada em seus processos. Isso porque Legal Ops vai além de controle e jurimetria, a área significa composição de especialistas aptos a transitar por todas as áreas de uma empresa ou escritório.
Desde a própria área jurídica, o time é composto pelo administrativo, marketing, tecnologia da informação e financeiro. Significa uma "visão 360" das atividades operacionais.
No PG Advogados consolidamos a controladoria há mais de uma década, o que nos permite implementar a Legal Ops de uma maneira mais estrutura e já com solidez. A exemplo, já contamos com um fluxo de agendamento automático de publicações processuais há mais de 10 anos, com geração de prazo automático para o advogado responsável, algo que ainda percebemos se tratar de um pré-requisito em vagas de advogados de outros escritórios.
Também já implementamos o protocolo eletrônico de forma automatizada no sistema, ao passo que muitos dos escritórios ainda utilizam certificados digitais em formato físico (Token), com compartilhamento de senha dos sócios, o que agiliza todos os nossos trâmites burocráticos.
Aprendemos que a revisão do fluxo de trabalho para um modelo mais produtivo é a principal melhoria que o escritório deve se preocupar em implementar, mas sem deixar de perceber a melhor formatação da equipe de trabalho, e quais ferramentas de mercado podem auxiliar o trabalho dessas pessoas, sempre levando em consideração a experiência do usuário dessas tecnologias.
Somos um dos principais escritórios de advocacia do país com a área bem estabelecida e capaz de customizá-la de acordo com as necessidades próprias de cada cliente com soluções completas que incluem uma gestão jurídica ativa e mapeamento de processos, realizando gestão por workflows, inteligência em gestão de dados e resultados. Contudo, mantemo-nos sempre atentos ao mercado e a inovação do setor a fim de identificar possíveis melhorias em cada uma das etapas administrativas do Direito.
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