IBS e CBS: Como evitar autuações automáticas na era da apuração assistida

Mudanças profundas sempre impõem desafios de adaptação e a nova reforma tributária, cujo período de transição iniciou-se em 2026, confirma essa regra. Nesse cenário, o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) veio trabalhando em sintonia com o Ministério da Fazenda para unificar os tributos, buscando garantir segurança jurídica e uniformidade técnica em todo o território brasileiro. 

Para orientar os contribuintes, o Comitê Gestor e o Ministério da Fazenda publicaram, em abril de 2026, os novos regulamentos do IBS e da CBS, detalhando as diretrizes da Lei Complementar nº 214/2025 e da Lei Complementar nº 227/2026. A principal inovação reside na digitalização plena do fisco, que passará a realizar a apuração assistida por meio de documentos fiscais eletrônicos, permitindo que o Fisco acesse os dados antes mesmo da apuração final pela empresa. Esse modelo exige atenção das empresas, que devem priorizar a prevenção de erros nesses arquivos para reduzir riscos de autuação.

As novas regulamentações visam transformar a tecnologia em um fator de agilidade do processo tributário e conferir maior segurança à fiscalização. Esse ecossistema digital permite que o Estado monitore operações em tempo real, mitigando falhas e combatendo a evasão fiscal. Entre os principais destaques da regulamentação para o IBS e a CBS estão:

• Responsabilidade das plataformas: As plataformas digitais, inclusive as estrangeiras, respondem agora pelo pagamento da CBS em vendas intermediadas por elas, garantindo a arrecadação no comércio eletrônico.
• Documentos eletrônicos: A emissão de documentos fiscais exclusivamente digitais, como a NF-e e a NFS-e, torna-se obrigatória para registrar todas as operações com bens e serviços.
• Split Payment: As instituições de pagamento devem separar e enviar o valor da CBS ao governo automaticamente no momento da liquidação financeira da transação.
• Localização digital: A definição do local de incidência do imposto em vendas online exige o uso do endereço IP do dispositivo ou métodos de geolocalização do comprador não cadastrado.
• Ativos virtuais: A troca e a custódia de criptoativos serão tributadas pela CBS em regime específico, incidindo sobre o valor da prestação do serviço.
• Fiscalização por dados: As administrações tributárias compartilharão dados em tempo real dentro do ambiente digital nacional, utilizando inteligência para fiscalizar operações e gerir o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).

Com a reforma, o Fisco assume o protagonismo no cálculo tributário, reduzindo o espaço para retificações voluntárias e tornando o erro na nota fiscal uma espécie de impacto automático. Pedro Siqueira, sócio do Bichara Advogados, acredita que o novo modelo rompe com o sistema atual ao consolidar débitos e créditos instantaneamente com base nos arquivos enviados.

Siqueira ressalta que agora mais do que nunca o papel do contribuinte se torna fundamental para assegurar a conformidade dos dados. Embora a Administração Tributária forneça previamente o demonstrativo do tributo devido ou do crédito a compensar, cabe à empresa validar, contestar e corrigir as informações apresentadas pelo Fisco antes da finalização do processo.

"O novo modelo pode gerar ganhos de eficiência operacional, mas também impõe desafios relacionados à qualidade e à consistência das informações fiscais", destaca Siqueira. Isso acontece porque como a apuração passará a ocorrer de forma instantânea, erros na emissão de documentos fiscais poderão produzir efeitos mais rápidos sobre créditos, débitos e recolhimentos, reduzindo o tempo de ajustes.

Com as novas regras da reforma, o XML, formato de arquivo oficial e obrigatório da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), assume um papel central não apenas na formalização das operações monetárias, mas também na prevenção de fraudes fiscais. Contudo, José Antonio Martho, sócio do CGM Advogados, acredita que o detalhamento excessivo do XML pode expor informações sensíveis das empresas, como políticas comerciais, descontos estruturais e sinais de margens de lucro.

O advogado ressalta que o Estado deve respeitar os limites jurídicos de finalidade, necessidade e proporcionalidade. Sob essa lógica, o Fisco pode exigir somente o necessário para a arrecadação e a fiscalização, mas não deve coletar dados além do indispensável, especialmente se o conteúdo permitir inferências comerciais irrelevantes ao tributo.

Por esse motivo, Martho indica que a mitigação dos riscos deve se concentrar em dois pontos fundamentais. O primeiro consiste em evitar o preenchimento de campos que não agregam valor ao processo de recolhimento de IBS e CBS. Já o segundo foco reside no controle rigoroso sobre a superfície de acesso aos dados, monitorando quem visualiza as informações e como ocorre o armazenamento ou o cruzamento de dados com outras fontes.

Como o processo será realizado de forma automatizada pelo algoritmo do Fisco, a tecnologia pode interpretar de maneira equivocada uma operação recorrente. Segundo o sócio-titular do Queiroz Cavalcanti Advocacia, Ricardo Varejão, o problema pode não residir no algoritmo, mas sim nos processos internos da empresa. Diante disso, o advogado recomenda as seguintes medidas fundamentais para identificar e mitigar esse tipo de falha operacional:

• Revisão de sistemas de gestão empresarial (ERP) e de suas parametrizações;
• Manutenção de registros de pareceres jurídicos e memórias de cálculo;
• Monitoramento das regras de crédito e dos campos do XML;
• Emissão de documentos de ajuste quando cabível;
• Armazenamento de exemplos de arquivos XML;
• Montagem de dossiês digitais de divergência;
• Ajuste constante de cadastros.

O monitoramento das operações em tempo real pelo Fisco deve impactar o planejamento tributário das empresas, embora esse não seja o único fator de mudança. Pedro Siqueira acredita que a fiscalização digital terá sim reflexos, mas a redução da margem para planejamentos agressivos decorrerá, principalmente, da uniformização dos tributos sobre o consumo e da extinção gradual de grande parte dos benefícios fiscais.

Além disso, o advogado prevê que os contribuintes deverão acompanhar de perto a regulamentação e a forma de acesso aos fundos criados pela reforma, especialmente o Fundo Nacional de Desenvolvimento Regional (FNDR). Segundo Siqueira, esse fundo tende a assumir um papel relevante como novo instrumento de atração de investimentos.

O ano de 2026 funcionará como um período educativo para que as empresas se adaptem às novas regras do IBS e da CBS. Diante dessa transição, algumas organizações podem se sentir motivadas a testar teses arrojadas para sondar a reação e os limites do Fisco. Contudo, Antonio Carlos Guidoni Filho, sócio-fundador do Vella Pugliese Buosi e Guidoni Advogados (VPBG), recomenda cautela e a adoção de uma postura mais conservadora.

Guidoni Filho acredita que o ambiente será marcado por um forte monitoramento, aprendizado sistêmico e consolidação de padrões de comportamento. Nesse contexto, as empresas que demonstrarem coerência documental, transparência e boa governança estarão em uma posição mais segura.

"Isso não significa abdicar de direitos, mas adotar uma estratégia compatível com a alta exposição informacional do novo modelo. É essencial adotar uma rotina de conciliação mensal entre a apuração assistida proposta pelo Fisco e a apuração interna, identificando nessa diferença eventuais erros operacionais ou oportunidades legítimas de questionamento", complementa Guidoni.

A transição do crédito físico para o crédito financeiro constitui um dos principais pilares da reforma tributária. Dentro do novo sistema, o imposto pago na aquisição gera crédito apenas quando o item possui vínculo com a atividade econômica, sob o risco de bloqueio automático realizado por algoritmos de fiscalização.

Na visão de Pedro Siqueira, a reforma tributária adota o modelo de crédito financeiro como regra geral. Essa mudança faz com que a discussão sobre a vinculação com a atividade, tema recorrente no contencioso de PIS e Cofins, perca relevância prática, permanecendo restrita a hipóteses específicas da legislação, como em casos de bens e serviços para uso e consumo pessoal.

"No novo modelo, a lógica predominante determina que toda aquisição tributada gere direito ao crédito correspondente ao valor de IBS e CBS destacado no documento fiscal", argumenta Siqueira. Dessa forma, o foco da discussão deixa de se concentrar na essencialidade ou relevância da despesa para a atividade econômica e passa a recair sobre a regularidade documental e a conformidade da operação.

Nesse contexto, o controle de recolhimento do IBS e da CBS pelo elo anterior da cadeia produtiva pretende transformar a dinâmica fiscal, embora exija cautela. "Essa realidade demandará maior diligência das empresas na gestão de seus fornecedores, especialmente quanto à consistência das informações, à parametrização tributária e à regularidade cadastral, visando evitar glosas indevidas de créditos em sistemas automatizados de controle", completa o sócio do Bichara Advogados.

No âmbito do contencioso tributário, surge um debate sobre a migração da defesa administrativa tradicional para a consultoria de parametrização de sistemas. Ricardo Varejão acredita que a apuração assistida não eliminará o contencioso, apenas antecipará o campo de disputa entre contribuintes e o Fisco.

O sócio também destaca que a discussão jurídica começará antes mesmo de qualquer autuação formal, iniciando-se na configuração do ERP, na árvore de decisão do software, na classificação fiscal e no XML da nota fiscal. Todas essas etapas passam a necessitar do aval estratégico de um advogado tributarista.

Diante de um cenário de transformações profundas, o ajuste às novas tecnologias de fiscalização torna-se imperativo. Para Pedro Siqueira, o momento exige que as organizações elevem o patamar de seu compliance digital e governança de dados, sob pena de ficarem expostas à malha fina automatizada.

'Trata-se de uma mudança cultural e operacional relevante, que demandará um período de adaptação tanto dos contribuintes quanto da própria Administração Tributária', conclui o sócio do Bichara Advogados.